Konnektivität für Event-Teams und reisende Crews

Events und Drehs haben dieselbe Form: Der hohe Bedarf konzentriert sich auf wenige Stunden, und ein Ausfall kostet weit mehr als die Tarife. Planen Sie vom kritischen Zeitfenster aus und nicht von der Gesamtreise.

Nach Rolle gruppieren

Vor der Reise

1. Prüfen Sie, dass jedes Gerät eSIM unterstützt und nicht netzgesperrt ist
2. Installieren Sie Profile vorab im Büro-WLAN
3. Führen Sie eine Liste, die jede Person einer Bestellnummer zuordnet, damit Probleme schnell nachverfolgt werden können
4. Halten Sie einen kleinen Pool an Ersatzprofilen für Unvorhergesehenes bereit

Ausgaben planbar halten

• Rechnen Sie pro Projekt ab, statt einzeln zu erstatten
• Legen Sie als Regel fest, dass große Uploads im WLAN der Unterkunft erfolgen
• Prüfen Sie hinterher die tatsächliche Nutzung, um den nächsten Auftrag richtig zu bemessen

Sprechen Sie mit dem Business-Desk

Eine Crew ist nicht einfach viele Geschäftsreisende

Wenn Sie die Konnektivität für einen Mitarbeiter organisiert haben, der zu einem Termin fliegt, ist es für eine Crew von dreißig, die zusammen reist, nicht diese Aufgabe mal dreißig. Drei Dinge unterscheiden sich. Alle sind zur selben Zeit am selben Ort, was verändert, wie sich das Netz dort verhält. Der Ausfall einer Person landet in den Zeitplänen anderer. Und vor Ort bleibt keine Zeit, Geräte einzeln zu beheben.

Die Konsequenz ist, dass der größte Teil der Arbeit vor der Abreise erledigt sein muss und nicht unterwegs. Gut gemachte Vorbereitung bedeutet, dass der Eventtag überhaupt kein Nachdenken über Konnektivität enthält, was das richtige Ziel ist: Die Zeit eines Teamleiters am Tag gehört dem Auftrag und nicht dazu, zehn Leute durch ein Einstellungsmenü zu führen.

Planen Sie vom kritischen Zeitfenster aus, nicht von der Gesamtreise

Events und Drehs haben eine ungleichmäßige Nutzungsform. Drei Tage können mit sehr wenig vergehen, und dann kommen vier Stunden, in denen alles auf einmal geschieht: Dateien gehen raus, Koordinationsverkehr, Aktualisierungen für den Kunden. Die Planung von der Gesamtreise aus liegt daher in beide Richtungen falsch – zu großzügig an den ruhigen Tagen und zu knapp in den Stunden, die am meisten zählen.

Eine direktere Methode ist, zuerst den Ablaufplan zu schreiben und die Zeitfenster zu markieren, in denen eine Trennung nicht hinnehmbar ist. Fragen Sie dann, was jede Person in diesen Stunden tun muss. Die Antwort zeigt meist, dass zwei oder drei Personen erheblich mehr brauchen als alle anderen, während eine viel größere Gruppe nur erreichbar sein muss.

Prüfen Sie die Geräte, bevor Sie irgendetwas kaufen

Der Schritt, der nicht übersprungen werden darf und meist doch übersprungen wird, ist zu bestätigen, dass das Telefon jedes Einzelnen tatsächlich eine eSIM aufnehmen kann. Crews führen private Geräte vieler Modelle und Alter mit, und es gibt immer jemanden mit einem Gerät, das zu alt ist, um sie zu unterstützen, oder das noch an einen früheren Anbieter gebunden ist. Entdecken Sie das nach dem Kauf, sitzen Sie auf Tarifen, die niemand installieren kann, und haben am Tag eine Person ohne Verbindung.

Prüfen Sie, ob die Geräte Ihres Teams eSIM unterstützen

Nach Rolle bemessen, im Detail

Allen ein identisches Volumen zu geben ist zugleich der einfachste und der teuerste Weg, denn Sie müssen für den schwersten Nutzer kaufen und diesen Preis dann auch für Menschen zahlen, die nur Chat und Karten nutzen. Das Bemessen nach Rolle dauert weniger als eine Stunde länger und senkt die Gesamtsumme meist spürbar.

Profile an Dutzende Personen verteilen

Der langsamste Teil der Ausstattung einer Crew ist nicht der Kauf; es ist, alle zur Installation zu bringen, und zwar zur richtigen. Überlässt man es den Leuten, wenn es ihnen passt, vergessen es einige, installieren einige auf dem falschen Gerät, und jemand versucht es am Flughafen und findet das WLAN unbrauchbar. Was funktioniert, ist, alle gemeinsam einzuplanen, an einem Ort mit verlässlichem WLAN und mit jemandem zur Hilfe.

1. 1Sammeln Sie zuerst die vollständige Liste der Personen und GeräteName, Rolle, Gerätemodell und Reiseziele in einer Tabelle. Eine unvollständige Liste ist die häufigste Ursache dafür, dass jemand am Tag ohne Verbindung dasteht.
2. 2Prüfen Sie jedes Gerät vor der BestellungBestätigen Sie eSIM-Unterstützung, keine Netzsperre und keine IT-Richtlinie, die im Weg steht. Wer durchfällt, braucht jetzt eine Alternative, nicht später.
3. 3Führen Sie eine Installationssitzung im Büro-WLAN durchEin fester Termin, eine stabile Verbindung und jemand, der denen hilft, die nicht weiterkommen. Eine Stunde hier spart einen Tag vor Ort.
4. 4Testen Sie jedes Gerät, bevor die Leute den Raum verlassenLassen Sie alle WLAN ausschalten und eine Seite laden. Beheben Sie es bei jedem, der es nicht kann, auf der Stelle; lassen Sie kein Problem aus dem Gebäude spazieren.
5. 5Halten Sie fest, wer welches Profil erhalten hatOrdnen Sie jede Person in einer Tabelle einer Bestellreferenz zu, damit ein Einzelproblem schnell nachverfolgt werden kann, ohne die ganze Crew zu befragen.
6. 6Verteilen Sie eine Seite mit AnweisungenWas am Reisetag zu tun ist, wie man Leitungen umschaltet und wie man Hilfe bekommt. Eine Seite, die Menschen tatsächlich lesen, schlägt ein Handbuch, das niemand öffnet.
7. 7Halten Sie vorab Ersatzprofile bereitFür Austausch, defekte Geräte und fehlgeschlagene Installationen. Wie viele richtig sind, hängt von der Größe der Crew und dem Risikoprofil des Auftrags ab.

Private Geräte und Firmengeräte

Die meisten Crews arbeiten mit privaten Telefonen, was Fragen aufwirft, die vor der Abreise beantwortet werden sollten. Wem gehört der Tarif? Was passiert, wenn diese Person mitten im Projekt ausscheidet? Was darf die Organisation vernünftigerweise von einem privaten Gerät verlangen? Das sind eher Richtlinienfragen als technische, und sie lassen sich am besten im Voraus klären, denn sie während eines Vorfalls zu klären, ist zu spät.

Ein weiterer übersehener Punkt ist, dass Menschen ihre eigene Nummer für Anrufe und Verifizierungscodes aktiv halten wollen. Zwei Leitungen zu betreiben – die private Nummer für Anrufe und Nachrichten, den Reisetarif für Daten – beantwortet das, aber es muss klar erklärt werden: welche Leitung als Datenleitung festgelegt ist und dass Daten-Roaming auf der privaten Leitung ausgeschaltet werden sollte. Sonst folgt ungewollte Nutzung.

Der Veranstaltungsort ist ein Problem, das kein Tarif lösen kann

An einem Ort, an dem sich mehrere tausend Menschen gleichzeitig aufhalten – eine Messe, ein Konzert, ein Wettkampf –, ist das Mobilfunknetz in diesem Bereich stark überlastet. Es betrifft alle Anwesenden, unabhängig davon, was sie gekauft haben, denn die Grenze ist die Kapazität der lokalen Masten und nicht Ihr Recht, sie zu nutzen.

Was Sie tun können, ist, darum herum zu planen: große Dateien vor dem Öffnen der Türen oder nach dem Abfluss der Menge verschieben, während des Events Kanäle mit geringer Bandbreite für die Koordination nutzen – Text statt App-Anrufe oder Video – und vorab vereinbaren, wie Sie kommunizieren, wenn das Netz wirklich ausfällt. Crews mit einem netzunabhängigen Rückfall arbeiten weiter; Crews ohne einen halten an.

Die Geräte, die keine Telefone sind

Crews führen neben Telefonen weitere Geräte mit, die ebenfalls online sein müssen: Tablets für Drehbücher und Zeitpläne, Laptops für Rohschnitte, tragbare Router für Positionen, die eine gemeinsame Verbindung brauchen. Deren eSIM-Unterstützung ist uneinheitlich – manche Modelle haben sie, manche nicht, und manche haben sie, aber mit einem Ablauf, der sich deutlich von dem eines Telefons unterscheidet.

Prüfen Sie diese mit derselben Sorgfalt wie die Telefone und nehmen Sie nicht an, dass sie einfach denselben Tarif nutzen können. Wo ein Gerät keine Unterstützung hat, ist die direkteste Antwort Tethering von einem Telefon, das sie hat, aber dieses Telefon braucht dann zusätzliches Volumen und zusätzlichen Akku, denn ein Gerät als Hotspot entleert sich weit schneller als üblich.

Der Zeitplan vor der Abreise

Was die Konnektivität einer Crew versenkt, ist selten eine falsche Entscheidung; es ist eine richtige Entscheidung, die zu spät getroffen wird. Die folgende Liste ist danach geordnet, wann die Dinge geschehen sollten, nicht nach Wichtigkeit.

• Sobald die Reiseroute steht, listen Sie jedes Zielland auf, einschließlich Anschlusstagen
• Prüfen Sie vor der Bestellung jedes Gerät auf Unterstützung und Netzsperre
• Teilen Sie vor der Bestellung das Team nach Rolle auf und bemessen Sie jede Gruppe getrennt
• Führen Sie einige Tage vor der Abreise die Installationssitzung im Büro-WLAN durch
• Wenden Sie in derselben Sitzung Datensparmaßnahmen an und erklären Sie Roaming auf privaten Leitungen
• Lassen Sie vor der Abreise alle testen, indem sie WLAN ausschalten und eine Seite laden
• Geben Sie dem Teamleiter die Ersatzprofile und die Notfallkontaktliste
• Vereinbaren Sie vorab, wie das Team kommuniziert, wenn das Netz während des Events ausfällt

Ausgaben planbar halten

Die unkontrollierten Kosten bei solchen Aufträgen kommen selten vom Preis der Tarife. Sie kommen vom Nachkaufen mitten auf der Reise nach einer zu niedrigen Schätzung und davon, dass Einzelne ihre eigenen kaufen und zu verschiedenen Preisen zurückfordern. Einmal zentral vor der Abreise zu kaufen behebt beides und macht den Finanzpapierkram erheblich einfacher.

Das andere, was hilft, ist eine Nachbesprechung. Halten Sie fest, was jede Rolle tatsächlich verbraucht hat, und bemessen Sie den nächsten Auftrag anhand dieser Zahlen. Ähnliche Aufträge erzeugen ähnliche Nutzungsmuster, und echte Zahlen vom letzten Event schlagen eine aus Eindrücken gemachte Schätzung jedes Mal.

Kontaktieren Sie uns mit den Angaben zu Ihrem Auftrag

Die Fehler, die Crews wiederholen

Aus den Fragen, die uns erreichen, haben die wiederholten Fehler eine klare Form, und fast alle werden durch Vorbereitung vor dem Reisetag verhindert und nicht durch einen größeren Tarif.

1. Mit der Installation bis zur Ankunft warten und dann am Flughafen oder im Hotel kein nutzbares WLAN finden
2. Von der Gesamtreise statt von den Stoßzeiten aus bemessen
3. Die Prüfung auf Netzsperre überspringen, bis man nichts mehr dagegen tun kann
4. Keine Ersatzprofile vorhalten, obwohl Crew-Änderungen in letzter Minute bei fast jedem Auftrag vorkommen
5. Dem Team nicht sagen, dass es Roaming auf den privaten Leitungen deaktivieren soll
6. Sich auf WLAN des Veranstaltungsorts verlassen, das nie vorher getestet wurde
7. Die tatsächliche Nutzung hinterher nicht festhalten, sodass der nächste Auftrag wieder mit Raten beginnt