イベントチームや移動するクルー向けの通信

イベントと撮影には共通の形があります。負荷の高い需要が数時間に集中し、失敗したときの損失がプランの費用をはるかに上回ります。旅行全体の合計ではなく、重要な時間帯から計画してください。

役割ごとにグループ分けする

渡航前

1. すべての端末がeSIMに対応し、キャリアロックされていないことを確認する
2. オフィスのWi-Fiで、事前にプロファイルをインストールする
3. 問題を素早く追跡できるよう、各人と注文番号を対応させた一覧を保管する
4. 不測の事態に備えて、少数の予備プロファイルを確保しておく

費用を予測可能に保つ

• 個別に立て替え精算するのではなく、プロジェクト単位で請求する
• 大容量のアップロードは宿泊先のWi-Fiで行うというルールを設ける
• 次の案件を適切に見積もるため、後で実際の使用量を見直す

法人窓口に相談する

クルーは、単に出張者が大勢いるというわけではありません

1人の従業員が会議のために出張する際の通信環境を手配した経験があっても、30人のクルーが一緒に移動する場合は、それを30倍した作業ではありません。違いは3つあります。全員が同じ場所に同じ時間にいるため、そこでのネットワークの挙動が変わります。1人のトラブルが、他の人のスケジュールに影響します。そして、現地に着いたら、端末を1台ずつトラブルシューティングする時間はありません。

その結果、作業の大半は、移動中ではなく出発前に終えておく必要があります。準備がうまくいけば、イベント当日には通信について考える必要がまったくなくなります。これが正しい目標です。当日のチームリーダーの時間は、10人に設定メニューを一人ずつ案内することではなく、仕事に使われるべきものです。

旅行全体の合計ではなく、重要な時間帯から計画する

イベントや撮影の利用形態には偏りがあります。3日間ほとんど使わずに過ぎたあと、すべてが同時に起こる4時間が訪れます。ファイルの送信、連絡調整の通信、クライアントへの更新などです。旅行全体の合計から計画すると、静かな日には多すぎ、最も重要な時間帯には足りないという、両方向に外れてしまいます。

より直接的な方法は、まず進行表を書き出し、接続が切れると困る時間帯に印をつけることです。次に、その時間帯に各人が何をする必要があるかを尋ねます。すると、2、3人が他の全員よりはるかに多くを必要とし、それよりずっと多くの人は連絡がつけば十分だと分かることが多いです。

何かを購入する前に、端末を監査する

省略できない、しかししばしば省略される手順は、全員のスマホが実際にeSIMを使えるかを確認することです。クルーはさまざまな機種や年式の私物の端末を持っており、対応できないほど古い機種や、以前のキャリアにロックされたままの機種を持つ人が必ずいます。購入後にそれが分かると、誰もインストールできないプランを抱え、当日に接続のない人が出てしまいます。

チームの端末がeSIMに対応しているか確認する

役割別の、より詳しい見積もり

全員に同じ通信量を割り当てるのは、最も簡単であると同時に最も高くつく方法です。最も多く使う人に合わせて購入し、チャットと地図しか使わない人にも同じ費用を払うことになるからです。役割別に見積もるには1時間もかかりませんが、たいていは合計を大きく減らせます。

数十人にプロファイルを配布する

クルーの準備で最も時間がかかるのは購入ではなく、全員にインストールしてもらい、それを正しく行ってもらうことです。各自の都合に任せると、忘れる人、間違った端末にインストールする人が出て、空港で試してみたらWi-Fiが使えなかったという人も出てきます。効果的なのは、信頼できるWi-Fiがあり、手伝える人がいる場所で、全員が一緒に行う日程を組むことです。

1. 1まず、全員と全端末の一覧を集める氏名、役割、端末の機種、渡航先を1つの表にまとめます。一覧が不完全なことが、当日に接続のない人が出る最大の原因です。
2. 2注文前にすべての端末を確認するeSIM対応、キャリアロックがないこと、IT部門のポリシーに妨げられないことを確認します。該当しない人には、あとではなく今、代替手段を手配する必要があります。
3. 3オフィスのWi-Fiで、インストールの時間を1回設ける日時を1つに決め、安定した接続を用意し、つまずいた人を手伝う担当者を置きます。ここでの1時間が、現地での1日を節約します。
4. 4全員が部屋を出る前に、各端末をテストする全員にWi-Fiをオフにして、ページを1つ読み込んでもらいます。できない人がいれば、その場で直してください。問題を持ったまま建物を出てはいけません。
5. 5誰がどのプロファイルを受け取ったかを記録する個別の問題を、クルー全員に聞き回ることなく素早く追跡できるよう、1つの表で各人を注文の参照番号と対応させます。
6. 61ページの手順書を配る移動当日にすること、回線の切り替え方、サポートの受け方です。誰も開かないマニュアルより、実際に読まれる1ページのほうが効果的です。
7. 7予備のプロファイルをあらかじめ確保する交代、故障した端末、インストールの失敗に備えます。適切な数は、クルーの規模と案件のリスクによって異なります。

私物の端末と会社支給の端末

ほとんどのクルーは私物のスマホで働いており、出発前に答えておくべき問いが生じます。プランの所有者は誰か。その人がプロジェクトの途中で離れたらどうなるか。組織は私物の端末に、どこまで求めてよいか。これらは技術的な問題ではなく方針の問題で、事前に決めておくのが最善です。問題が起きている最中に決めるのでは遅すぎます。

もう一つ見落とされがちなのは、通話や認証コードのために、自分の番号を有効にしておきたいと考える人が多いことです。個人の番号を通話とメッセージに、旅行用プランをデータに使う2回線運用でこれに対応できますが、どの回線をデータ回線に設定するか、個人の回線のデータローミングをオフにすることを、はっきり説明する必要があります。そうしないと、意図しない利用が発生します。

会場は、どのプランでも解決できない問題です

展示会、コンサート、競技会など、数千人が同時に集まる場所では、そのエリアのモバイルネットワークがひどく混雑します。これは、何を購入したかにかかわらず、その場にいる全員に影響します。限界は、あなたの利用する権利ではなく、現地の基地局の容量にあるからです。

できるのは、それに合わせて計画することです。大きなファイルは開場前か人が引いた後に移動し、イベント中の連絡調整には帯域の小さい手段(アプリ通話や動画ではなくテキスト)を使い、ネットワークが本当に落ちた場合にどう連絡を取り合うかを、事前に決めておきます。ネットワークに頼らない代替手段を持つクルーは仕事を続けられ、持たないクルーは止まってしまいます。

スマホ以外の端末

クルーは、スマホ以外にもオンラインにする必要のある端末を持っています。台本やスケジュール用のタブレット、ラフカット用のノートPC、共有の接続が必要な場所用のポータブルルーターなどです。これらのeSIM対応はまちまちで、対応している機種もあれば、していない機種もあり、対応していても手順がスマホとまったく異なるものもあります。

これらもスマホと同じ注意を払って確認し、同じプランをそのまま使えると思い込まないでください。対応していない端末には、対応するスマホからのテザリングが最も直接的な答えですが、その場合、そのスマホには余分な通信量とバッテリーが必要になります。ホットスポットとして動く端末は、通常よりはるかに早く消耗するからです。

出発前のタイムライン

クルーの通信を台無しにするのは、間違った判断ではなく、遅すぎた正しい判断であることがほとんどです。以下のリストは、重要度ではなく、行うべき時期の順に並んでいます。

• 日程が決まったらすぐに、乗り継ぎの日を含め、すべての渡航先の国を一覧にする
• 注文前に、すべての端末について、対応状況とキャリアロックを確認する
• 注文前に、チームを役割別に分け、グループごとに見積もる
• 出発の数日前に、オフィスのWi-Fiでインストールの時間を設ける
• 同じ時間に、通信量の節約設定を行い、個人の回線のローミングについて説明する
• 出発前に、全員にWi-Fiをオフにしてページを読み込んでもらい、テストする
• チームリーダーに、予備のプロファイルと緊急連絡先の一覧を渡す
• イベント中にネットワークが落ちた場合の、チームの連絡方法を事前に取り決める

費用を予測可能に保つ

この種の案件で制御できない費用は、プランの価格から生じることはめったにありません。見積もりが低すぎたために旅行の途中で再購入することや、各自が自分で購入して異なる価格で精算することから生じます。出発前に一括して一度に購入すれば、その両方が解決し、経理の書類作業もかなり簡単になります。

もう一つ役立つのは、事後の振り返りです。各役割が実際に使った量を記録し、その数字から次の案件を見積もってください。似た案件は似た利用パターンを生み、前回のイベントの実際の数字は、印象で立てた見積もりに常に勝ります。

案件の詳細を添えてお問い合わせください

クルーが繰り返す間違い

私たちに届くご質問から、繰り返される間違いには明確な形があり、そのほとんどは、より大きなプランではなく、移動当日より前の準備で防げます。

1. 到着してからインストールしようとして、空港やホテルで使えるWi-Fiがないと気づく
2. 旅行全体の合計から見積もり、最も忙しい時間帯から見積もらない
3. キャリアロックの確認を、対処できなくなるまで飛ばしてしまう
4. ほぼどの案件でも直前にクルーの変更があるのに、予備のプロファイルを持たない
5. チームに、個人の回線のローミングを無効にするよう伝えていない
6. 事前にテストしていない会場のWi-Fiに頼る
7. 事後に実際の使用量を記録せず、次の案件がまた当て推量から始まる