頻繁に出張するチーム向けeSIM運用

二、三人の出張者を超えると、実際の費用は、プランから管理業務に移ります。これをうまく運用しているチームは、誰がどのプロファイルを持ち、いつ期限が切れ、壊れたときに誰に電話すべきかを把握しています。

うまく機能する体制

1. チームまたは部署ごとに、管理者を一人指名する
2. 出発前夜ではなく、出張のカレンダーに沿って注文する
3. QRコードは、誰でも見られるグループチャットではなく、管理されたチャネルで渡す
4. 注文番号と、税務上の請求書を、一か所に保管する

経理から求められることの多い項目

• 会社名と税番号が入った、税務上の請求書
• 社員別、または費用部門別の内訳
• 決算期間に合った、請求サイクル

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ボトルネックは、プランの価格ではなく、調整です

会社が、出張する社員の接続を初めて検討するとき、会議は価格から始まります。時間が実際にどこに使われるかを見れば、ほぼすべてが調整に使われます。誰が注文するか、誰がQRコードを受け取るか、誰が空港に着くまでインストールを忘れるか、誰が会計の締めに間に合わない領収書を提出するか、誰が午前三時にメッセージに答えなければならないか。一人あたり、一回の出張あたりのプランの費用は、それらの質問が一年を通じて消費する社員の時間に比べれば、小さな数字です。

したがって、目標は、最安のプランではなく、誰も考え直さなくても、すべての出張がたどれる道筋です。これをうまく運用しているチームは、手の込んだ仕組みを持っていることはまれです。三つの明確なものを持っています。名前のある責任者、注文情報を置く一か所、そして、何かが起きた日のための、文書化された手順です。

まず、チームが持つ端末を把握する

チームのプランを壊す前提は、プランそのものではなく、全員がeSIM対応のスマートフォンを持っていると思い込むことです。実際には、チームの端末は混在しています。新しい会社支給の端末、古い個人のスマートフォン、そして、その機能のない、地域向けの派生モデルかもしれない輸入品です。一度調べて結果を記録しておけば、出張のたびに確認を繰り返す必要がなく、誰に別の対応が必要かも、事前に分かります。

関連する問いは、会社のスマートフォンに、端末管理プロファイルが入っているかどうかです。新しいモバイルプランの追加を禁止している組織があり、社員は、QRコードをスキャンして拒否されたときに、初めてそれに気づきます。IT部門は、事前に尋ねれば一分で答えられますが、他国から解決するには、数日かかります。これらの設定の場所は、メーカーとOSのバージョンによって異なるため、一般的な手順書を一つ回覧するのではなく、それぞれの人に、自分のスマートフォンを一度開いてもらってください。

チームに、まず自分の端末を確認してもらう

会社のスマートフォンと個人のスマートフォン:プロファイルは誰のものか

社員が個人のスマートフォンで出張する場合、会社が支払ったプロファイルは、会社が管理していない端末に入ることになります。事前に合意していれば問題なく、話し合われていなければ厄介です。旅行の途中で誰かが退職する、あるいは、端末を替えて、期限の切れていないプロファイルが、古い端末に取り残されます。誰が購入し、誰がインストールし、旅行が終わったらプロファイルをどうするかを、書き留めてください。

受け入れるべき技術的な事実は、インストールされたプロファイルは、その端末に属し、通常は移せないということです。プロファイルを社員間で受け渡すことを前提とした方針は、機能しません。機能するのは、人と旅行に対して購入することで、人が変われば、購入をやり直すと受け入れることです。

QRコードを、正しい人に、安全に届ける

eSIMのQRコードは、最初にスキャンした人のものになります。グループチャットや、誰でも開けるファイルに投稿することは、抽象的な心配ではなく、現実のリスクです。チームが大きいほど、誰かが間違ったものをスキャンする可能性が高くなり、それを解きほぐすには、最初から正しく送るよりも、はるかに時間がかかります。

1. 1旅行者の名前を、社内で記録して注文する販売会社は、社員の名前を必要としないかもしれませんが、社内の台帳には必要です。あとのすべての質問に答えるのが、それだからです。
2. 2QRコードは、一対一で送る受け取る人が特定できるチャネルを使い、グループチャットや、サインインなしで誰でも開けるリンクは避けてください。
3. 3一日以内にインストールし、確認の返信をするよう依頼する確認の一行が、空港ではなく、まだ時間のあるうちに、問題を浮かび上がらせます。
4. 4インストールが済んだら、台帳に記入するその一つの状況の列が、無料でできるほかのどんなことよりも、繰り返されるチャットの質問を減らします。
5. 5QRコードとともに、サポートの連絡先も送る管理者が寝ていて、直接尋ねる必要があるときのために、旅行者に、連絡チャネルと注文番号を渡してください。

あらゆる質問に答える、一つの台帳

ほとんどのチームは、新しいソフトウェアを必要としません。誰かが実際に更新する、適切な列を備えた一つの表を必要とします。その価値は、整っていることではなく、毎月戻ってくる質問に、答える場所が一つあることです。旅行者から、経理から、そして、この一年に、いくらかかったか知りたい人から。

慌てるのではなく、出張のカレンダーに沿って注文する

会社は、たいてい何週間も前から、誰がどこへ飛ぶかを知っています。航空券が予約されているからです。それでも、接続は、前夜に対応されます。最も簡単な解決策は、その手順を、すでにある工程に付け加えることです。出張の承認、または航空券の発行を、プランを用意する合図としてください。すでに行われていることに組み込めば、余分な仕事ではなく、既存の書式の、もう一つの項目になります。

早く注文することは、最も重要なものも買います。問題を解決する余裕です。誰かのスマートフォンに問題があっても、全員がオフィスにいる間に解決する時間がまだあり、朝の便の前夜の午後八時で、選択肢が大きく狭まっているときではありません。

頻繁に出張する人と、年に一度の人では、異なるルールが必要です

全員に同じルールを一つ課すことが、方針が無視される理由です。毎月飛行機に乗る人は、すでに手順を知っていて、速さと、繰り返しの承認がないことを求めます。年に一度乗る人は、順を追った説明と、正しく行ったという確認を求めます。両方に同じ文書を渡すと、前者は読み飛ばし、後者はそれについていけません。

二つの道に分けるほうがうまくいきます。常連には、管理者が、カレンダーに沿って、改めて尋ねずに注文します。たまに出張する人には、出発前に短い時間を一度設け、一緒にスマートフォンを見て、インストールします。そこでの十分は、あとで一晩メッセージを送り合うよりはるかに安くつきます。

人が実際に読む、一枚の方針

十ページの方針を読む人はいません。機能するのは、社員が実際に尋ねる質問に答える一枚のもので、質問は、それほど多くありません。

• 管理者が誰か、そして勤務時間中の連絡方法
• 出張の何日前までに、届出が必要か
• 会社が支払うものと、社員が負担するもの
• 旅行中に接続が失敗した場合の、順番に行うこと
• 滞在中に何かを購入する必要が生じた場合の、事前承認された上限額
• どの書類が戻ってくるか、旅行後どのくらいで戻るか
• 旅行が終わったあと、残ったプロファイルをどうするか

午前三時に、誰が何を直すか

チームがめったに準備しないのは、オフィスに誰もいないときに、旅行者が立ち往生するケースです。解決策は、誰かが必ず答えるという約束ではありません。最もよくある問題を、自分で解決できるようにしておくことと、旅行者が助けを求めるときに、最初のメッセージに必要なことがすべて含まれるようにすることです。

出張中に、会社のデータを安全に保つ

社員がオフィスを離れると、データのリスクはプランにはなく、その周りの行動にあります。出所の分からない公共Wi-Fiに接続する、ホテルのネットワークのログインページに仕事のメールアドレスを入力する、誰も管理していない接続で、顧客の書類を送る。したがって、十分な量の自分のデータを持たせることは、利便性であると同時に、セキュリティ対策でもあります。使い切ってしまった旅行者は、提供されるどのネットワークにも接続する旅行者だからです。

会社のVPNがいつ必要か、そして、どの資料を公共Wi-Fiで決して扱ってはならないかを明確にし、出発前に、モバイルデータでVPNを一度テストしてもらってください。海外にいるときに接続できないと分かれば、本国の勤務時間中に、IT部門を待つことになります。

退職者、端末の交換、取り残されたプロファイル

インストールされたプロファイルは、その端末に属するため、旅行中に誰かが退職する、あるいは端末を替える場合、現実的な対応は、それ以上の支出を止め、引き継ぐ人のために、購入し直すことで、移そうとすることではありません。台帳のあるチームは、どのプロファイルが誰にあり、有効期間がどれだけ残っているかを知っているので、数分で対応できます。台帳のないチームは、チャットで尋ね回って、数日を費やします。

これを、一人の管理者の記憶に任せるのではなく、入社・退社のチェックリストに入れてください。見落とされるのは、まさにその管理者が、ほかのすべての引き継ぎで忙しいときだからです。

実際の数字で、四半期ごとに見直す

数か月後に、台帳を開いて、三つを見てください。旅行の途中で、追加購入が必要になった回数、書類が遅れて戻ってきた回数、そして、最も多く出た質問です。この三つは、プランの容量が適切かどうか、一枚の方針に、まだどの項目が足りないかについて、どんな印象よりも多くを教えてくれます。

見直しには、三十分もかかりませんが、対応を、事後の反応から、計画へと移し、チームに、最小の選択肢を既定にして、翌四半期に同じ問題にぶつかるのではなく、現実に合わせて容量を決める自信を与えます。

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