組織向けeSIM

企業がローミングからeSIMへ移行する理由

通信事業者のローミングは通常デバイス単位・日単位で課金されるため、チームメンバーが異なる日程で移動する場合は管理が難しくなります。eSIMは購入したプランとして課金されるため、旅行ごとの予算を正確に把握できます。

組織が社員を海外に送り出すとき、通信環境はフライトやホテルのようには計画されないことがほとんどです。到着してから各自でなんとかするものとされてしまいます。その結果、10人のチームが10通りの解決策と10通りの領収書を持ち帰り、経理は後からそれをまとめ直す羽目になります。本当の問題は一人あたりの価格ではなく、プロセス全体に広がる不確実性にあるのです。

このページは、社内でこの業務を担当する方——調達担当者、人事、役員秘書、あるいは展示会にチームを引率するリーダー——のために書かれています。プランそのものよりも、購入、社員へのプロファイルの受け渡し、端末の準備、旅の途中でつまずいた人への対応といったプロセスに焦点を当てています。

事前に計画しておくことで組織が得られるもの

第一の利点は、コストが事前にわかることです。あらかじめ購入したプランは、出張一回・一人あたりの金額が固定されます。各自にローミングをオンにさせる方式では、条件も料金もその人が使うキャリア次第となり、請求書が届くまで会社側は何もコントロールできません。

第二の利点は、出張者の時間です。重要な会議のために飛行機で到着した人が、着陸後の最初の1時間をSIMカウンターを探したり、読めない言語の登録フォームに記入したりして費やすべきではありません。事前に用意しておいたプロファイルなら、機内を出る前にすでにオンラインになれます。

第三の利点は書類です。一括購入すれば、その出張に対応した一組の領収書が発行されます。海外のお店で発行される、現地語で書かれていたり経理に必要な情報が欠けていたりするばらばらの伝票を集める必要はありません。

一括購入か、社員による立て替え精算か

社員を定期的に海外へ送り出す組織にとっては、一人あたりのコストが同程度であっても、一括購入のほうが時間と事務作業の面で元が取れるのが普通です。海外派遣がたまにしかない場合は、上限額や必要書類のルールを事前に決めておく限り、立て替え精算のままでも合理的です。

担当者を一人決め、手順を定める

このプロセスが失敗する最大の原因は、誰も明確に責任を持っていないことです。ある人が購入し、別の人がメールを送り、また別の人が質問に答える——そうしているうちに、結局誰が何をインストールしたのか誰にもわからなくなります。購入から出張終了まで責任者を一人決め、出張者全員が最初に誰へ連絡すればよいかを把握できるようにしておきましょう。

1. 1注文前にチームの情報を集める各自の目的地、往復の日程、そして持参するスマートフォンの情報が必要です。この三つによって、どのプランをいくつ用意すべきかが決まります。
2. 2すべての端末が対応しているか確認するスマートフォンはeSIMに対応しており、キャリアロックがかかっていないことが条件です。管理システム下にある会社支給端末については、そもそもプロファイルの追加がポリシー上許可されているか、まず情報システム部門に確認してください。
3. 3まとめて一括注文し、支払い前に必要書類を確認する支払い前に必要な書類の内容をお知らせください。最初から会社名義で正しく発行できるようにするためです。後から訂正するのは、はるかに手間がかかります。
4. 4各プロファイルは本人に直接手渡すインストール情報はグループチャットにまとめて投稿するのではなく、各個人へ個別に送りましょう。誰のプランで、対象国はどこで、期間はいつからいつまでかを明記してください。
5. 5出発前に全員にインストールさせ、報告してもらうフライトの少なくとも前日を期限として設定し、確認を求めましょう。そうすれば、空港に着く前につまずいた人を助ける時間が生まれます。
6. 6サポートへの連絡方法と、伝えるべき内容を周知する通信がうまくいかない場合の連絡先と、伝えるべき内容——機種、OSバージョン、国、症状——をチームに事前に知らせておきましょう。それを用意しておくだけで、やり取りの往復がかなり減ります。

たいていつまずくのは端末側

個人所有のスマートフォン

社員が自分のスマートフォンを使う場合は、二点を確認してください。端末がeSIMに対応しているか、そしてキャリアロックがかかっていないかです。契約端末の中にはロックがかかっており、他社のプロファイルを受け付けないものがあります。これはそのキャリアが定めた条件のため、社員本人が直接問い合わせる必要があります。

デバイス管理下にある会社支給端末

デバイス管理システムで管理されているスマートフォンには、ネットワークプロファイルの追加や特定の設定変更を制限するポリシーがかかっている場合があります。この制限はプラン提供元ではなく、社内の情報システム部門が定めたものです。誰かがインストールに失敗してからではなく、注文前にその点を話し合っておきましょう。

チームのスマートフォンがeSIMに対応しているか確認する

業務内容に応じてチームのデータ量を決める

同じチームでも使用量は人によって異なります。ブースで働く人は、2日間の会議のために出張する人よりも多く使いますし、毎晩本社とのビデオ通話に参加する人はそのどちらよりも多く使います。全員に同じ容量を割り当てると、たいてい両方向で外れます。ほとんど使わずに終わる人もいれば、旅の途中で足りなくなる人も出てきます。

出張者ごとのデータ必要量を見積もる

一回の出張で複数国を巡るチーム

行程が複数国にまたがる場合、訪問先ごとに各国用プランを一人ひとりに用意するよりも、地域プランのほうが管理しやすいのが普通です。移動中に設定をいじる回数が減り、そこはミスが最も起きやすい瞬間だからです。確認すべきは対象国リストです。待機中も仕事をする必要があるならトランジット先も含め、日程上のすべての国がリストに含まれている必要があります。

よくあるケースは、一つのチームでもスケジュールが人によって異なる場合です。ある人は2カ国、別の人は5カ国というように。全員に同じものを買う必要はありません。各自の実際のルートに合わせて購入し、誰に何を渡したかを記録しておけば、出張中の問い合わせにもすぐ答えられます。

変わりうるスケジュールに対する有効期間

出張は休暇よりも予定が動きやすいものです。会議の日程が変わったり、フライトが欠航したり、急に2日間延泊することになったりします。有効期間の数え方はプランごとに定められているため、購入するプランの規約を読み、ぴったりのスケジュールよりも余裕を持たせておきましょう。

誰かが滞在を延長し、プランの残量が少なくなってきた場合、選択肢はそのプランがトップアップに対応していればトップアップするか、別のプランを購入するかのいずれかです。どちらが該当するかは保有しているプランによって異なるため、再購入前に担当者から私たちにご連絡ください。そしてデータが残っているうちに手続きしてください。新しいプロファイルのインストールには通信が必要だからです。

経理・調達向けの書類

必要な書類の要件——正式な法人名、書類に記載すべき項目、経理部門が必要とする形式——は、必ず支払い前にお伝えください。最初から正しく発行してもらうほうが、後から訂正を依頼するよりもはるかに楽です。特に一つの注文が複数の出張者をまとめてカバーする場合はなおさらです。

コストセンターやプロジェクトごとに費用を分けている組織の場合は、購入時点で注文をどう分けたいかをお伝えください。事前に分けておけば、経理が後から合計額を按分する手間を省けます。注文前に、LINE(https://lin.ee/skDPoNx、@esimonline)またはメール(esimonline.asia@gmail.com)でご相談ください。

出張者がつまずいたとき

最も多い問題は、到着してみると何も通信できないというものですが、たいていは出張者自身が数分で解決できます。出張前のメールに簡単な手順を記載しておきましょう。機内モードを一度切り替える、購入した回線がオンになっているか確認する、モバイルデータがその回線に割り当てられているか確認する、その回線のデータローミングが有効になっているか確認する、の4点です。これらの設定項目の場所はメーカーやOSのバージョンによって異なります。

それでも解決しない場合は、私たちにご連絡ください。最初のメッセージに必要な情報をすべて含めることが、解決を最も早める方法です。時差をまたいでやり取りを何往復もすると、それだけで何時間もかかってしまいます。

• 出張者の名前と、注文に使用したメールアドレス
• 機種とOSバージョン
• 現在いる国と都市
• 画面に表示されている内容(可能であればスクリーンショット付きで)
• すでに試したこと(機内モードの切り替えや手動でのネットワーク選択など)
• 出張者に連絡が取れる他の手段(ホテルのWi-Fiなど)

出張後は、学んだことを記録しておく

チームが帰国したら10分ほど時間を取り、三つの質問をしてみましょう。誰が早く使い切ったか、誰がほとんど使わずに持ち帰ったか、誰がインストールでつまずいたか。これらの答えによって、次回の注文は——特に容量の決め方において——はるかに正確になります。理論だけで考えるのは難しいことでも、実際に起きたことからは容易に読み取れるものです。

組織が定期的に出張するのであれば、この記録を数回分続けておくことで、出張の種類ごとに自社独自の目安が得られます。それは一般的な旅行者の平均値よりもはるかに有用です。自社の社員が実際にどう働いているかを反映しているからです。