eSIM для организаций

Почему организации переходят с роуминга на eSIM

Роуминг оператора обычно тарифицируется по устройству за день, и это трудно контролировать, когда команда путешествует в разные даты. eSIM оплачивается как купленный план, поэтому бюджет на поездку точен.

Когда компания отправляет сотрудников за границу, связь редко планируют так же тщательно, как перелёты и отели. Разобраться с этим обычно оставляют каждому путешественнику по прилёте. В итоге команда из десяти человек возвращается с десятью разными решениями, десятью разными чеками и расходами, которые бухгалтерии потом приходится восстанавливать по кусочкам. Настоящая проблема не в цене на человека, а в неопределённости, которая пронизывает весь процесс.

Эта страница написана для того, кто отвечает за эту задачу внутри компании, — для отдела закупок, HR, личного помощника руководителя или руководителя группы, которая едет на выставку. Речь пойдёт о процессе: покупке, передаче профилей сотрудникам, подготовке устройств и помощи тому, кто застрял в середине поездки, а не только о самих тарифах.

Что компания получает, если планирует это заранее

Первое преимущество — известная стоимость. Пакет, купленный заранее, — это фиксированная сумма на человека на поездку, в отличие от ситуации, когда каждый сотрудник сам включает роуминг: условия и тарифы тогда зависят от того, каким оператором он пользуется, а компания ничего не контролирует до тех пор, пока не придёт счёт.

Второе — время самого сотрудника. Тот, кто летит на важную встречу, не должен тратить первый час после посадки на поиски стойки с SIM-картами или заполнение регистрационной формы на непонятном языке. Профиль, подготовленный заранее, выводит его в сеть ещё до того, как он вышел из самолёта.

Третье — документооборот. Централизованная закупка даёт один комплект документов, точно соответствующий поездке, вместо разрозненных чеков из зарубежных магазинов — часть на местном языке, а в части не хватает того, что нужно бухгалтерии.

Централизованная закупка или возмещение расходов сотрудникам

Компании, которые регулярно отправляют сотрудников за границу, обычно обнаруживают, что централизованная закупка окупается временем и упрощением документооборота, даже если стоимость на человека сопоставима. Тем, кто отправляет людей за границу лишь изредка, вполне разумно оставаться при системе возмещения — при условии, что правила по лимитам и требуемым документам установлены заранее.

Назначьте одного ответственного и установите последовательность действий

Чаще всего этот процесс даёт сбой, когда за него никто явно не отвечает. Один покупает, другой отправляет письмо, третий отвечает на вопросы — и в итоге никто не знает, кто что установил. Назначьте одного ответственного на весь процесс, от покупки до конца поездки, и убедитесь, что каждый сотрудник знает, кому написать в первую очередь.

1. 1Соберите данные команды перед заказомВам понадобятся страна назначения, даты вылета и возвращения и модель телефона каждого сотрудника. Именно эти три параметра определяют, какие пакеты нужны и в каком количестве.
2. 2Проверьте, что каждое устройство подходитТелефон должен поддерживать eSIM и не быть заблокирован под одного оператора. Если устройства корпоративные и находятся под управлением MDM-системы, уточните в ИТ-отделе, разрешает ли политика вообще добавлять профиль.
3. 3Оформляйте заказ одним пакетом и запрашивайте документы до оплатыСообщите нам, какие документы вам нужны, до оплаты — так они сразу будут правильно оформлены на имя компании. Исправлять их постфактум гораздо труднее.
4. 4Передавайте каждый профиль лично тому, кому он предназначенОтправляйте данные для установки каждому лично, а не в общий чат, и чётко указывайте, чей это пакет, какую страну он покрывает и на какие даты рассчитан.
5. 5Попросите всех установить профиль до вылета и отчитатьсяУстановите срок не позднее чем за день до вылета и попросите подтверждение — так останется время помочь тому, у кого возникнут сложности, ещё до того, как он окажется в аэропорту.
6. 6Сообщите заранее, куда обращаться за поддержкой и что указыватьЗаранее скажите команде, куда обращаться, если связь не заработает, и что указывать: модель телефона, версию ОС, страну и суть проблемы. Если это готово заранее, переписки туда-сюда становится заметно меньше.

Именно с устройствами план чаще всего и спотыкается

Личные телефоны сотрудников

Если сотрудники пользуются личными телефонами, проверьте две вещи: поддерживает ли аппарат eSIM и не заблокирован ли он под одного оператора. Некоторые контрактные телефоны заблокированы и не могут принять профиль другого провайдера — это условие устанавливает оператор, так что сотруднику нужно уточнять напрямую у него.

Корпоративные телефоны под управлением MDM

На телефонах, которыми управляют через систему MDM, могут действовать политики, запрещающие добавлять сетевые профили или менять определённые настройки. Эти ограничения устанавливает ваш собственный ИТ-отдел, а не поставщик пакета, поэтому обсудите это до заказа, а не после того, как у кого-то не получится установить профиль.

Проверьте, поддерживают ли телефоны вашей команды eSIM

Как рассчитать объём данных для команды в зависимости от характера работы

Даже в одной команде расход данных у всех разный. Тот, кто работает на стенде, тратит больше, чем тот, кто прилетел на два дня встреч, а тот, кто каждый вечер выходит на видеосвязь с головным офисом, тратит больше их обоих. Если выдать всем одинаковый объём, промах обычно происходит в обе стороны: у одних большая часть остаётся неиспользованной, у других данные заканчиваются в середине поездки.

Оцените потребность каждого сотрудника в данных

Команды, охватывающие несколько стран за одну поездку

Если маршрут охватывает несколько стран, региональным пакетом обычно проще управлять, чем отдельным пакетом на каждую страну для каждого человека, потому что это снижает, как часто сотруднику приходится лезть в настройки на ходу, — а именно в этот момент чаще всего случаются ошибки. Что нужно проверить — список покрываемых стран: в нём должна быть каждая страна маршрута, включая транзитные, если людям нужно работать во время ожидания.

Частый случай — одна команда с разными графиками: у кого-то две страны, у кого-то пять. Покупать всем одно и то же не обязательно: подбирайте пакет под реальный маршрут каждого человека и фиксируйте, кому что досталось, чтобы на вопросы во время поездки можно было ответить сразу.

Срок действия пакета против графика, который может измениться

Рабочие поездки меняются чаще, чем отпуска: встречи переносятся, рейсы отменяются, а кто-то время от времени остаётся на пару дней дольше почти без предупреждения. Как именно считается срок действия, устанавливает каждый пакет по-своему, поэтому читайте условия того, что покупаете, и берите запас больше, чем требует график, рассчитанный впритык.

Если кто-то продлевает поездку, а пакет заканчивается, есть два варианта: пополнить его, если это предусмотрено, или купить новый. Что применимо, зависит от того, какой пакет у человека, поэтому пусть ответственный напишет нам до повторной покупки — и сделает это, пока данные ещё остаются, потому что для установки нового профиля нужно подключение к сети.

Документы для бухгалтерии и закупок

Всегда сообщайте требования к документам до оплаты: точное название юридического лица, что должно быть указано в документе, и формат, который нужен вашей бухгалтерии. Сделать всё правильно с первого раза гораздо проще, чем просить исправить документ потом, особенно когда один заказ охватывает нескольких сотрудников.

Если ваша компания распределяет расходы по центрам затрат или проектам, сообщите, как разделить заказы, ещё на этапе покупки. Разделение заранее избавит бухгалтерию от необходимости потом разносить общие суммы. Обсудите это с нами в LINE: https://lin.ee/skDPoNx (@esimonline) или по почте esimonline.asia@gmail.com до оформления заказа.

Когда у сотрудника в поездке что-то не работает

Самая частая проблема — приземлиться и обнаружить, что ничего не подключается; обычно сотрудник может решить это сам за несколько минут. Включите короткую инструкцию в письмо перед поездкой: один раз включить и выключить авиарежим, убедиться, что купленная линия включена, что передача мобильных данных назначена на неё, и что для этой линии включён роуминг данных. Где именно находятся эти настройки, зависит от производителя и версии ОС.

Если это не помогло, напишите нам. Быстрее всего дело идёт, когда в первом же сообщении есть вся информация, — уточняющие вопросы туда-сюда через разные часовые пояса стоят часов времени.

• Имя сотрудника и почта, указанная при заказе
• Модель телефона и версия ОС
• Страна и город, где он находится в данный момент
• Что он видит на экране, со скриншотом, если есть возможность его сделать
• Что уже было опробовано, например авиарежим или ручной выбор сети
• Как с ним можно связаться в данный момент, например через Wi-Fi отеля

После поездки сохраните полученный опыт

Когда команда вернётся, потратьте десять минут и задайте три вопроса: у кого данные закончились раньше времени, кто вернулся с почти неиспользованным остатком и у кого были проблемы с установкой. Эти ответы делают следующий заказ гораздо точнее, особенно в части объёма — то, что трудно просчитать в теории, легко считывается из того, что только что произошло.

Если ваша компания ездит регулярно, ведение такой записи на протяжении нескольких поездок даёт вам собственные ориентиры по каждому типу поездки — они гораздо полезнее общего среднего показателя, потому что отражают, как на самом деле работают именно ваши сотрудники.