eSIM สำหรับองค์กร

ทำไมองค์กรถึงย้ายจากโรมมิ่งมาใช้ eSIM

ค่าโรมมิ่งของผู้ให้บริการมักคิดเป็นรายวันต่อเครื่อง และควบคุมยากเมื่อทีมเดินทางไม่พร้อมกัน ขณะที่ eSIM คิดตามแพ็กเกจที่ซื้อจริง จึงตั้งงบต่อทริปได้ชัดเจน

เมื่อองค์กรส่งคนออกไปทำงานต่างประเทศ เรื่องเน็ตมักไม่ได้ถูกวางแผนเหมือนเรื่องตั๋วเครื่องบินหรือที่พัก แต่ถูกปล่อยให้พนักงานจัดการเอาเองหน้างาน ผลที่ตามมาคือทีมสิบคนกลับมาพร้อมกับสิบวิธีแก้ปัญหา ใบเสร็จสิบแบบ และค่าใช้จ่ายที่ฝ่ายบัญชีต้องมานั่งไล่ทีหลัง ปัญหาที่แท้จริงจึงไม่ใช่ราคาต่อคน แต่คือความไม่แน่นอนที่กระจายอยู่ทั่วกระบวนการ

หน้านี้เขียนสำหรับคนที่ต้องรับผิดชอบเรื่องนี้ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบุคคล ผู้ช่วยผู้บริหาร หรือหัวหน้าทีมที่ต้องพาคนไปงานแสดงสินค้า เนื้อหาเน้นเรื่องกระบวนการ คือการจัดซื้อ การส่งมอบให้พนักงาน การเตรียมเครื่อง และการรับมือเมื่อมีคนติดปัญหาระหว่างเดินทาง มากกว่าจะเน้นเรื่องตัวแพ็กเกจอย่างเดียว

สิ่งที่องค์กรได้จากการวางแผนล่วงหน้า

ข้อแรกคือค่าใช้จ่ายที่รู้ล่วงหน้า แพ็กเกจที่ซื้อไว้ก่อนคือจำนวนเงินที่แน่นอนต่อคนต่อทริป ต่างจากการปล่อยให้พนักงานเปิดโรมมิ่งเอง ซึ่งเงื่อนไขและค่าบริการเป็นของผู้ให้บริการที่พนักงานแต่ละคนใช้อยู่ และองค์กรจะควบคุมไม่ได้เลยจนกว่าใบแจ้งหนี้จะมาถึง

ข้อสองคือเวลาของพนักงาน คนที่บินไปประชุมสำคัญไม่ควรต้องเสียเวลาชั่วโมงแรกหลังลงเครื่องไปกับการหาร้านซิมในสนามบิน หรือกรอกเอกสารลงทะเบียนซิมด้วยภาษาที่อ่านไม่ออก การเตรียมโปรไฟล์ไว้ก่อนทำให้เขาออนไลน์ได้ตั้งแต่ยังไม่ออกจากเครื่อง

ข้อสามคือเอกสาร การซื้อรวมศูนย์ทำให้ได้ใบเสร็จชุดเดียวที่ตรงกับทริป แทนที่จะเป็นใบเสร็จกระจัดกระจายจากร้านค้าในต่างประเทศ ซึ่งบางใบเป็นภาษาท้องถิ่นและบางใบไม่มีข้อมูลที่ฝ่ายบัญชีต้องการเลย

จัดซื้อรวมศูนย์ หรือให้พนักงานสำรองจ่าย

องค์กรส่วนใหญ่ที่ส่งคนออกไปเป็นประจำจะพบว่าการซื้อรวมศูนย์คุ้มค่ากว่าในแง่เวลาและเอกสาร แม้ยอดต่อคนจะไม่ต่างกันมากก็ตาม ส่วนองค์กรที่ส่งคนออกไปนาน ๆ ครั้ง อาจยังใช้วิธีให้เบิกได้อยู่ ขอเพียงกำหนดกติกาไว้ล่วงหน้าว่าเบิกได้เท่าไรและต้องแนบเอกสารอะไร

กำหนดผู้รับผิดชอบหนึ่งคน แล้ววางลำดับงานให้ชัด

กระบวนการนี้ล้มเหลวบ่อยที่สุดเมื่อไม่มีใครเป็นเจ้าของงานอย่างชัดเจน คนหนึ่งซื้อ อีกคนส่งอีเมล อีกคนตอบคำถามพนักงาน แล้วสุดท้ายไม่มีใครรู้ว่าใครติดตั้งไปแล้วบ้าง ให้กำหนดคนเดียวเป็นผู้รับผิดชอบตั้งแต่ต้นจนจบทริป และให้พนักงานทุกคนรู้ว่าถ้ามีปัญหาต้องทักหาใครก่อน

1. 1รวบรวมข้อมูลของทีมก่อนสั่งซื้อต้องรู้ปลายทางของแต่ละคน วันที่เริ่มและวันที่กลับ และรุ่นเครื่องที่จะพกไป ข้อมูลสามอย่างนี้เป็นตัวกำหนดว่าจะซื้อแพ็กเกจแบบไหนและกี่ใบ
2. 2ตรวจความพร้อมของเครื่องแต่ละคนเครื่องต้องรองรับ eSIM และต้องไม่ติดล็อกกับผู้ให้บริการ ถ้าเป็นเครื่องบริษัทที่มีระบบจัดการอุปกรณ์ ต้องตรวจกับฝ่ายไอทีด้วยว่านโยบายอนุญาตให้เพิ่มโปรไฟล์ได้
3. 3สั่งซื้อเป็นชุดเดียวและขอเอกสารตั้งแต่ก่อนจ่ายแจ้งความต้องการเรื่องเอกสารกับทีมงานก่อนชำระเงิน เพื่อให้ออกในชื่อบริษัทได้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก การแก้ย้อนหลังยุ่งกว่ามาก
4. 4ส่งมอบให้พนักงานเป็นรายบุคคลส่งข้อมูลติดตั้งให้แต่ละคนแยกกัน ไม่ใช่โพสต์รวมในกลุ่มแชท พร้อมระบุว่าแพ็กเกจนี้ของใคร ใช้ประเทศไหน และครอบคลุมวันที่เท่าไร
5. 5ให้ติดตั้งก่อนวันเดินทาง แล้วรายงานกลับตั้งเส้นตายให้ติดตั้งเสร็จอย่างน้อยหนึ่งวันก่อนบิน แล้วให้ยืนยันกลับมาว่าเรียบร้อย จะได้เหลือเวลาแก้ปัญหาให้คนที่ติดขัดก่อนถึงสนามบิน
6. 6แจ้งช่องทางติดต่อและข้อมูลที่ต้องแนบเมื่อมีปัญหาบอกทีมล่วงหน้าว่าถ้าเน็ตมีปัญหาให้ติดต่อทางไหน และต้องแจ้งรุ่นเครื่อง ระบบปฏิบัติการ ประเทศ และอาการที่เจอ การเตรียมข้อมูลไว้ก่อนช่วยให้แก้ได้เร็วขึ้นมาก

เครื่องของพนักงานคือจุดที่แผนมักสะดุด

เครื่องส่วนตัวของพนักงาน

ถ้าทีมใช้เครื่องของตัวเอง สิ่งที่ต้องตรวจคือเครื่องรองรับ eSIM หรือไม่ และเครื่องนั้นติดล็อกกับผู้ให้บริการหรือเปล่า เครื่องที่ซื้อพร้อมสัญญาบางแบบจะถูกล็อกไว้และติดตั้งโปรไฟล์ของรายอื่นไม่ได้ ซึ่งเป็นเงื่อนไขของผู้ให้บริการรายนั้นโดยตรง พนักงานต้องเป็นคนสอบถามกับผู้ให้บริการของตัวเอง

เครื่องของบริษัทที่อยู่ภายใต้ระบบจัดการอุปกรณ์

เครื่องที่บริษัทควบคุมผ่านระบบจัดการอุปกรณ์อาจมีนโยบายที่จำกัดการเพิ่มโปรไฟล์เครือข่ายหรือการเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่าง ข้อจำกัดเหล่านี้ถูกกำหนดโดยฝ่ายไอทีขององค์กรคุณเอง ไม่ใช่โดยผู้ให้บริการแพ็กเกจ จึงต้องคุยกับฝ่ายไอทีก่อนสั่งซื้อ ไม่ใช่หลังจากพนักงานติดตั้งไม่ได้แล้ว

ตรวจว่าเครื่องของทีมรองรับ eSIM หรือไม่

ประเมินปริมาณดาต้าของทีมตามลักษณะงาน

คนในทีมเดียวกันใช้ดาต้าไม่เท่ากันเลย คนที่ไปออกบูทใช้เยอะกว่าคนที่ไปประชุมสองวันแล้วกลับ และคนที่ต้องประชุมทางไกลกลับสำนักงานใหญ่ทุกเย็นใช้เยอะกว่าทั้งสองกลุ่ม การให้ทุกคนได้แพ็กเกจขนาดเดียวกันจึงมักผิดพลาดทั้งสองทาง คือบางคนเหลือทิ้งและบางคนหมดกลางทริป

ประเมินปริมาณดาต้าของแต่ละคนในทีม

ทีมที่เดินทางหลายประเทศในทริปเดียว

ถ้ากำหนดการของทีมมีหลายประเทศ แพ็กเกจภูมิภาคมักจัดการง่ายกว่าการซื้อรายประเทศให้ทุกคน เพราะลดจำนวนครั้งที่พนักงานต้องเข้าไปยุ่งกับการตั้งค่าระหว่างเดินทาง ซึ่งเป็นช่วงที่คนพลาดมากที่สุด สิ่งที่ต้องตรวจคือรายชื่อประเทศที่แพ็กเกจครอบคลุมจริง ต้องมีครบทุกประเทศในกำหนดการ รวมประเทศที่แวะต่อเครื่องถ้าต้องใช้เน็ตระหว่างรอ

กรณีที่พบบ่อยคือทีมเดียวกันแต่กำหนดการไม่เหมือนกัน บางคนไปสองประเทศ บางคนไปห้าประเทศ ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องซื้อแบบเดียวกันทั้งทีม ให้แยกตามเส้นทางจริงของแต่ละคน แล้วบันทึกไว้ว่าใครได้แพ็กเกจแบบไหน เพื่อให้ตอบคำถามได้ทันทีเมื่อมีคนทักมาระหว่างทริป

วันหมดอายุกับกำหนดการที่เปลี่ยนได้

ทริปงานเลื่อนได้บ่อยกว่าทริปเที่ยว การประชุมถูกเลื่อน เที่ยวบินถูกยกเลิก และบางครั้งมีการต่อเวลาอยู่อีกสองวันแบบกะทันหัน วิธีนับวันของแพ็กเกจเป็นเงื่อนไขของแต่ละใบ จึงควรอ่านรายละเอียดของใบที่ซื้อ และเผื่อวันให้มากกว่ากำหนดการที่วางไว้พอดี ๆ

ถ้าพนักงานต้องอยู่ต่อและแพ็กเกจใกล้หมด ทางเลือกคือเติมเพิ่มถ้าแพ็กเกจนั้นเติมได้ หรือซื้อใบใหม่ให้ ทางไหนใช้ได้ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่ถืออยู่ ให้ผู้รับผิดชอบทักมาถามก่อนซื้อซ้ำ จะได้ไม่จ่ายซ้ำโดยไม่จำเป็น และควรทำตั้งแต่ยังมีดาต้าเหลือ เพราะการติดตั้งโปรไฟล์ใหม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต

เอกสารสำหรับฝ่ายบัญชีและการจัดซื้อ

ให้แจ้งความต้องการเรื่องเอกสารก่อนชำระเงินทุกครั้ง ระบุชื่อนิติบุคคลที่ถูกต้อง ข้อมูลที่ต้องปรากฏบนเอกสาร และรูปแบบที่ฝ่ายบัญชีของคุณต้องใช้ การออกเอกสารให้ถูกตั้งแต่ครั้งแรกง่ายกว่าการขอแก้ย้อนหลังมาก โดยเฉพาะเมื่อคำสั่งซื้อครอบคลุมพนักงานหลายคนในทริปเดียว

ถ้าองค์กรของคุณแยกค่าใช้จ่ายตามศูนย์ต้นทุนหรือตามโครงการ ให้บอกตั้งแต่ตอนสั่งซื้อว่าต้องการแยกคำสั่งซื้ออย่างไร การแยกตั้งแต่ต้นทำให้ฝ่ายบัญชีไม่ต้องมาเฉลี่ยยอดกันทีหลัง ติดต่อทีมงานทาง LINE ที่ https://lin.ee/skDPoNx (@esimonline) หรืออีเมล esimonline.asia@gmail.com เพื่อคุยรายละเอียดก่อนสั่งซื้อ

เมื่อมีพนักงานติดปัญหาระหว่างเดินทาง

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือลงเครื่องแล้วเน็ตไม่มา ซึ่งส่วนใหญ่แก้ได้ด้วยตัวเองในไม่กี่นาที ให้ใส่คำแนะนำสั้น ๆ ไว้ในอีเมลที่ส่งให้พนักงานก่อนเดินทาง คือเปิดปิดโหมดเครื่องบินหนึ่งรอบ ตรวจว่าสายที่ซื้อมาเปิดอยู่ ตรวจว่าดาต้ามือถือถูกตั้งให้ใช้สายนั้น และตรวจว่าเปิดการโรมมิ่งข้อมูลของสายนั้นไว้ ตำแหน่งเมนูเหล่านี้ต่างกันไปตามยี่ห้อและเวอร์ชันระบบปฏิบัติการ

ถ้ายังไม่ได้ ให้ทักมาหาเรา สิ่งที่ช่วยให้แก้ได้เร็วที่สุดคือข้อมูลที่ครบตั้งแต่ข้อความแรก เพราะการถามกลับไปกลับมาข้ามเขตเวลาทำให้เสียเวลาไปมาก

• ชื่อพนักงานและอีเมลที่ใช้สั่งซื้อ
• รุ่นเครื่องและเวอร์ชันระบบปฏิบัติการ
• ประเทศและเมืองที่อยู่ในขณะนั้น
• อาการที่เจอ พร้อมภาพหน้าจอถ้าถ่ายได้
• สิ่งที่ลองไปแล้ว เช่น เปิดปิดโหมดเครื่องบินหรือเลือกเครือข่ายเอง
• ช่องทางที่ยังติดต่อพนักงานได้ เช่น Wi-Fi ของโรงแรม

หลังจบทริป เก็บบทเรียนไว้ใช้รอบหน้า

ใช้เวลาสิบนาทีหลังทีมกลับมาถามสามคำถาม คือใครใช้ดาต้าหมดก่อนกำหนด ใครเหลือทิ้งเยอะ และมีใครติดปัญหาตอนติดตั้งบ้าง คำตอบสามข้อนี้ทำให้การสั่งซื้อรอบหน้าแม่นขึ้นมาก โดยเฉพาะเรื่องขนาดแพ็กเกจซึ่งเดาจากทฤษฎีได้ยากกว่าดูจากของจริงที่เพิ่งเกิดขึ้น

ถ้าองค์กรของคุณส่งคนออกไปเป็นประจำ การเก็บบันทึกแบบนี้ไว้สองสามรอบจะทำให้คุณมีเกณฑ์ของตัวเองสำหรับแต่ละประเภทงาน ซึ่งใช้ได้ดีกว่าค่าเฉลี่ยกลาง ๆ ของนักท่องเที่ยวทั่วไปมาก เพราะสะท้อนวิธีทำงานจริงของทีมคุณเอง