eSIM für Organisationen

Warum Organisationen von Roaming zu eSIM wechseln

Roaming beim Netzbetreiber wird meist pro Gerät und Tag berechnet und ist schwer zu kontrollieren, wenn ein Team an unterschiedlichen Terminen reist. Eine eSIM wird als gekaufter Plan abgerechnet, sodass ein Budget pro Reise exakt ist.

Schickt eine Organisation Menschen ins Ausland, wird die Konnektivität selten so geplant wie Flüge und Hotels. Stattdessen bleibt es jedem Reisenden überlassen, das bei der Ankunft selbst zu regeln. Das Ergebnis: Ein Team von zehn Personen kommt mit zehn verschiedenen Lösungen und zehn verschiedenen Belegen zurück, und die Buchhaltung muss die Ausgaben im Nachhinein rekonstruieren. Das eigentliche Problem ist nicht der Preis pro Person, sondern die Unsicherheit, die sich über den gesamten Prozess zieht.

Diese Seite richtet sich an alle, die diese Aufgabe im Unternehmen innehaben — Einkauf, Personalabteilung, Assistenz der Geschäftsführung oder die Teamleitung, die Mitarbeitende zu einer Messe begleitet. Sie konzentriert sich auf den Ablauf: Einkauf, Übergabe der Profile an die Belegschaft, Vorbereitung der Geräte und den Umgang mit jemandem, der mitten in der Reise nicht weiterkommt — nicht allein auf die Tarife.

Was eine Organisation gewinnt, wenn sie das im Voraus plant

Der erste Gewinn ist ein bekannter Preis. Ein im Voraus gekaufter Tarif ist ein fester Betrag pro Person und Reise — anders, als wenn jede reisende Person selbst das Roaming einschaltet: Dann gehören die Bedingungen und Kosten dem jeweiligen Netzbetreiber, den diese Person zufällig nutzt, und das Unternehmen hat bis zur Rechnung keine Kontrolle.

Der zweite ist die Zeit der Reisenden. Wer zu einem wichtigen Termin einfliegt, sollte nicht die erste Stunde nach der Landung damit verbringen, einen SIM-Schalter zu suchen oder ein Anmeldeformular in einer Sprache auszufüllen, die er nicht lesen kann. Mit einem vorbereiteten Profil ist man online, bevor man das Flugzeug überhaupt verlassen hat.

Der dritte ist der Papierkram. Zentraler Einkauf erzeugt einen einzigen Satz Belege, der zur Reise passt, statt verstreuter Zettel aus Geschäften im Ausland — manche in einer Landessprache, manche ohne das, was die Buchhaltung braucht.

Zentraler Einkauf oder Erstattung an die Mitarbeitenden

Organisationen, die regelmäßig Menschen entsenden, stellen meist fest, dass sich zentraler Einkauf an Zeit und Papierkram rechnet, selbst wenn die Kosten pro Kopf ähnlich sind. Wer nur gelegentlich Personal ins Ausland schickt, kann durchaus bei der Erstattung bleiben — solange die Regeln zu Obergrenzen und erforderlichen Belegen vorab feststehen.

Benennen Sie eine verantwortliche Person und legen Sie die Reihenfolge fest

Dieser Prozess scheitert am häufigsten daran, dass ihn niemand klar verantwortet. Eine Person kauft, eine andere schickt die E-Mail, eine dritte beantwortet Fragen, und am Ende weiß niemand mehr, wer was installiert hat. Benennen Sie eine einzige verantwortliche Person vom Einkauf bis zum Ende der Reise, und stellen Sie sicher, dass jede reisende Person weiß, an wen sie sich zuerst wendet.

1. 1Erfassen Sie die Angaben des Teams vor der BestellungSie brauchen von jeder Person das Reiseziel, Hin- und Rückreisedatum und das Handy, das sie mitnimmt. Diese drei Angaben entscheiden über die Tarife und deren Anzahl.
2. 2Prüfen Sie, ob jedes Gerät geeignet istDas Handy muss eSIM unterstützen und darf nicht an einen Netzbetreiber gebunden sein. Bei Firmengeräten unter einem Verwaltungssystem prüfen Sie mit der IT-Abteilung, ob die Richtlinie das Hinzufügen eines Profils überhaupt erlaubt.
3. 3Bestellen Sie als eine Sammelbestellung und fragen Sie vor der Zahlung nach den UnterlagenTeilen Sie uns vor der Zahlung mit, welche Unterlagen Sie benötigen, damit sie gleich beim ersten Mal korrekt auf den Namen des Unternehmens ausgestellt werden. Eine nachträgliche Korrektur ist deutlich aufwendiger.
4. 4Übergeben Sie jedes Profil der jeweiligen PersonSchicken Sie die Installationsdaten an jede Person einzeln, statt sie in einen Gruppenchat zu stellen, und geben Sie klar an, wessen Tarif es ist, welches Land er abdeckt und für welche Daten.
5. 5Lassen Sie alle vor der Abreise installieren und Rückmeldung gebenSetzen Sie eine Frist von mindestens einem Tag vor dem Flug und bitten Sie um Bestätigung, damit noch Zeit bleibt, jemandem zu helfen, der nicht weiterkommt — bevor er am Flughafen steht.
6. 6Veröffentlichen Sie den Support-Weg und was dabei anzugeben istTeilen Sie dem Team vorab mit, wohin es sich bei Verbindungsproblemen wenden soll und was dabei anzugeben ist: Handymodell, Betriebssystemversion, Land und Symptom. Das griffbereit zu haben, verkürzt das Hin und Her erheblich.

Bei den Geräten stolpert der Plan meist

Privat genutzte Handys

Nutzen Mitarbeitende ihre eigenen Handys, prüfen Sie zwei Dinge: ob das Gerät eSIM unterstützt und ob es an einen Netzbetreiber gebunden ist. Manche Vertragshandys sind gesperrt und können das Profil eines anderen Anbieters nicht aufnehmen — eine Bedingung, die dieser Netzbetreiber festlegt, weshalb die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter direkt bei ihm nachfragen muss.

Firmenhandys unter Geräteverwaltung

Handys, die über ein Mobile-Device-Management verwaltet werden, tragen mitunter Richtlinien, die das Hinzufügen von Netzwerkprofilen oder das Ändern bestimmter Einstellungen einschränken. Diese Einschränkungen kommen von Ihrer eigenen IT-Abteilung, nicht vom Tarifanbieter — klären Sie das also vor der Bestellung, nicht erst, nachdem jemand die Installation nicht schafft.

Prüfen Sie, ob die Handys Ihres Teams eSIM unterstützen

Den Datenbedarf des Teams nach Art der Arbeit bemessen

Menschen im selben Team verbrauchen nicht dieselbe Menge. Wer einen Messestand betreut, verbraucht mehr als jemand, der für zwei Tage Meetings einfliegt, und wer jeden Abend per Videocall mit der Zentrale verbunden ist, verbraucht mehr als beide zusammen. Allen dieselbe Größe zu geben, geht meist in beide Richtungen daneben: Manche kommen mit dem meisten ungenutzt zurück, andere haben mitten in der Reise nichts mehr.

Schätzen Sie den Datenbedarf jeder reisenden Person

Teams, die auf einer Reise mehrere Länder abdecken

Erstreckt sich eine Reiseroute über mehrere Länder, lässt sich ein Regionaltarif meist einfacher verwalten als ein Einzelländer-Tarif pro Person und Station, weil er verringert, wie oft eine reisende Person unterwegs an den Einstellungen herumhantieren muss — genau der Moment, in dem die meisten Fehler passieren. Zu prüfen ist die Liste der abgedeckten Länder: Jedes Land im Reiseplan muss darauf stehen, auch Transitländer, falls dort gearbeitet werden soll, während man wartet.

Ein häufiger Fall ist ein Team mit unterschiedlichen Reiseplänen — zwei Länder für die einen, fünf für die anderen. Es muss nicht für alle dasselbe gekauft werden; passen Sie es an die tatsächliche Route jeder Person an und notieren Sie, wer was bekommen hat, damit Fragen während der Reise sofort beantwortet werden können.

Gültigkeit gegenüber einem Plan, der sich ändern kann

Geschäftsreisen ändern sich häufiger als Urlaube: Termine verschieben sich, Flüge werden gestrichen, und gelegentlich bleibt jemand kurzfristig zwei Tage länger. Wie die Gültigkeit gezählt wird, legt jeder Tarif selbst fest — lesen Sie also die Bedingungen des gekauften Tarifs und lassen Sie mehr Spielraum, als ein exakt passender Zeitplan nahelegt.

Verlängert jemand den Aufenthalt und der Tarif geht zur Neige, gibt es zwei Möglichkeiten: aufladen, sofern der Tarif das unterstützt, oder einen weiteren kaufen. Was zutrifft, hängt vom gehaltenen Tarif ab — lassen Sie die verantwortliche Person also vor dem erneuten Kauf mit uns schreiben, und erledigen Sie das, solange noch Daten vorhanden sind, denn die Installation eines neuen Profils braucht eine Verbindung.

Unterlagen für Buchhaltung und Einkauf

Nennen Sie Ihre Anforderungen an die Unterlagen immer vor der Zahlung: den genauen Namen der juristischen Person, was auf dem Dokument stehen muss, und das Format, das Ihre Buchhaltung braucht. Es gleich beim ersten Mal richtig zu machen, ist deutlich einfacher, als später eine Korrektur zu verlangen — besonders wenn eine Bestellung mehrere Reisende umfasst.

Teilt Ihre Organisation Kosten nach Kostenstelle oder Projekt auf, sagen Sie uns beim Kauf, wie die Bestellungen getrennt werden sollen. Die Trennung im Voraus erspart der Buchhaltung, Summen im Nachhinein aufzuteilen. Besprechen Sie das mit uns auf LINE unter https://lin.ee/skDPoNx (@esimonline) oder per E-Mail an esimonline.asia@gmail.com, bevor Sie bestellen.

Wenn eine reisende Person nicht weiterkommt

Das häufigste Problem ist die Landung, bei der nichts sich verbindet — das kann die reisende Person meist selbst in ein paar Minuten beheben. Geben Sie kurze Anweisungen in die E-Mail vor der Reise: einmal den Flugmodus aus- und wieder einschalten, prüfen, ob die gekaufte Leitung eingeschaltet ist, prüfen, ob mobile Daten dieser Leitung zugewiesen sind, und prüfen, ob Daten-Roaming für diese Leitung aktiviert ist. Wo diese Einstellungen liegen, unterscheidet sich je nach Hersteller und Betriebssystemversion.

Hilft das nicht, soll die Person uns schreiben. Am meisten beschleunigt vollständige Information in der ersten Nachricht — Rückfragen über Zeitzonen hinweg kosten Stunden.

• Name der reisenden Person und die für die Bestellung genutzte E-Mail-Adresse
• Handymodell und Betriebssystemversion
• Das Land und die Stadt, in der sich die Person gerade befindet
• Was sie sieht, mit Screenshot, falls möglich
• Was bereits versucht wurde, etwa Flugmodus oder manuelle Netzwahl
• Wie die Person weiterhin erreichbar ist, etwa über Hotel-WLAN

Nach der Reise: Behalten Sie, was Sie gelernt haben

Nehmen Sie sich zehn Minuten, wenn das Team zurück ist, und stellen Sie drei Fragen: Wer war zu früh am Limit, wer kam mit dem meisten ungenutzt zurück, und wer hatte Probleme bei der Installation? Diese Antworten machen die nächste Bestellung deutlich treffsicherer, vor allem bei der Größe, die sich in der Theorie schwer abschätzen, aber am tatsächlichen Verlauf leicht ablesen lässt.

Reist Ihre Organisation regelmäßig, ergeben ein paar Runden mit diesen Aufzeichnungen eigene Richtwerte je Reiseart — deutlich nützlicher als ein allgemeiner Reisenden-Durchschnitt, weil sie widerspiegeln, wie Ihre Leute tatsächlich arbeiten.