eSIM para organizaciones

Por qué las organizaciones pasan del roaming a la eSIM

El roaming del operador suele facturarse por dispositivo y por día, y es difícil de controlar cuando un equipo viaja en fechas distintas. Una eSIM se factura como un plan comprado, por lo que el presupuesto por viaje es exacto.

Cuando una organización envía a su gente al extranjero, la conectividad rara vez se planifica con el mismo cuidado que los vuelos y los hoteles. Se deja que cada viajero se las arregle a su llegada. El resultado es un equipo de diez personas que vuelve con diez soluciones distintas, diez recibos distintos y unos gastos que el departamento financiero tiene que reconstruir después. El verdadero problema no es el precio por persona, sino la incertidumbre repartida por todo el proceso.

Esta página está escrita para quien se encargue de esa tarea dentro de una empresa: compras, recursos humanos, una asistencia ejecutiva o quien lidere al equipo que va a una feria comercial. Se centra en el proceso —comprar, entregar los perfiles al personal, preparar los dispositivos y atender a alguien que se queda atascado a mitad de viaje— más que en los planes en sí.

Qué gana una organización al planificar esto con antelación

La primera ganancia es un coste conocido. Un plan comprado con antelación supone una cantidad fija por persona y por viaje, a diferencia de dejar que cada viajero active la itinerancia por su cuenta, donde las condiciones y los cargos dependen del operador que use esa persona y la empresa no controla nada hasta que llega la factura.

La segunda es el tiempo del viajero. Alguien que llega volando para una reunión importante no debería pasar la primera hora tras aterrizar buscando un mostrador de SIM o rellenando un formulario de registro en un idioma que no entiende. Un perfil preparado de antemano lo deja conectado antes incluso de bajar del avión.

La tercera es el papeleo. Comprar de forma centralizada genera un único conjunto de recibos que coincide con el viaje, en lugar de tickets sueltos de tiendas en el extranjero, algunos en el idioma local, otros sin lo que finanzas necesita.

Compra centralizada o reembolso al personal

Las organizaciones que envían gente al extranjero con regularidad suelen comprobar que la compra centralizada se rentabiliza en tiempo y papeleo, aunque el coste por persona sea parecido. Una empresa que envía gente al extranjero solo de vez en cuando puede seguir tranquilamente con el reembolso, siempre que las normas sobre límites y documentos necesarios queden fijadas de antemano.

Nombra a una persona responsable y define el orden de pasos

Este proceso falla casi siempre cuando nadie es claramente responsable de él. Una persona compra, otra envía el correo, una tercera responde preguntas y, al final, nadie sabe quién ha instalado qué. Nombra a una única persona responsable desde la compra hasta el final del viaje, y asegúrate de que cada viajero sepa a quién escribir primero.

1. 1Reúne los datos del equipo antes de hacer el pedidoNecesitas el destino de cada persona, las fechas de ida y vuelta, y el teléfono que llevará. Esos tres datos determinan qué planes y cuántos.
2. 2Comprueba que todos los dispositivos son compatiblesEl teléfono debe admitir eSIM y no debe estar bloqueado a un operador. En los dispositivos de empresa bajo un sistema de gestión, consulta con el equipo de informática si la política permite siquiera añadir un perfil.
3. 3Pide todo en un solo lote y solicita el papeleo antes de pagarDinos qué documentos necesitas antes de pagar, para que se emitan correctamente a nombre de la empresa desde el principio. Corregirlos después supone mucho más trabajo.
4. 4Entrega cada perfil a su propia personaEnvía los datos de instalación a cada persona por separado, en lugar de publicarlos en un chat de grupo, y deja claro de quién es el plan, qué país cubre y qué fechas.
5. 5Haz que todos instalen antes de salir y confirmenFija un plazo de al menos un día antes del vuelo y pide confirmación, para tener tiempo de ayudar a quien se atasque antes de que llegue al aeropuerto.
6. 6Comunica la vía de soporte y qué información incluirAvisa al equipo de antemano de a dónde acudir si falla la conexión y qué información incluir: modelo de teléfono, versión del sistema operativo, país y síntoma. Tener eso preparado reduce mucho el ir y venir de mensajes.

Los dispositivos son donde el plan suele tropezar

Teléfonos personales

Si la gente usa sus propios teléfonos, comprueba dos cosas: si el terminal admite eSIM y si está bloqueado a un operador. Algunos teléfonos con contrato están bloqueados y no pueden aceptar el perfil de otro proveedor, una condición que impone ese operador, así que el empleado tiene que preguntarle directamente.

Teléfonos de empresa bajo gestión de dispositivos

Los teléfonos gestionados mediante un sistema de gestión de dispositivos pueden tener políticas que restrinjan añadir perfiles de red o cambiar ciertos ajustes. Esas restricciones vienen de tu propio equipo de informática, no del proveedor del plan, así que ten esa conversación antes de pedir, no después de que alguien no consiga instalar el perfil.

Comprueba si los teléfonos de tu equipo admiten eSIM

Calcular los datos del equipo según el tipo de trabajo

Las personas de un mismo equipo no consumen lo mismo. Quien atiende un estand usa más datos que quien llega para dos días de reuniones, y quien hace videollamadas con la central todas las noches usa más que ambos. Dar a todos el mismo tamaño de plan suele fallar en ambas direcciones: unos terminan con la mayor parte sin usar y otros se quedan sin datos a mitad de viaje.

Calcula la necesidad de datos de cada viajero

Equipos que recorren varios países en un mismo viaje

Cuando un itinerario abarca varios países, un plan regional suele ser más fácil de gestionar que un plan por país y por persona en cada parada, porque reduce las veces que un viajero tiene que tocar los ajustes mientras se desplaza, que es cuando ocurren la mayoría de los errores. Lo que hay que comprobar es la lista de países cubiertos: todos los del itinerario deben aparecer en ella, incluidos los tránsitos si la gente necesita trabajar mientras espera.

Un caso habitual es un equipo con calendarios distintos: dos países para unos, cinco para otros. No hace falta comprar lo mismo para todos; ajusta cada plan a la ruta real de cada persona y anota quién recibió qué, para poder responder de inmediato a cualquier duda durante el viaje.

La validez frente a un calendario que puede cambiar

Los viajes de trabajo cambian más a menudo que las vacaciones: las reuniones se mueven, los vuelos se cancelan y alguien se queda dos días más de improviso de vez en cuando. Cómo se cuenta la validez lo define cada plan, así que lee las condiciones del que compres y deja más margen del que marca un calendario ajustado al milímetro.

Si alguien alarga su estancia y el plan se está agotando, las opciones son recargarlo, si el plan lo permite, o comprar otro. Cuál se aplica depende del plan que tenga, así que pide a la persona responsable que nos escriba antes de volver a comprar, y que lo haga mientras aún queden datos, porque instalar un perfil nuevo necesita conexión.

Documentos para finanzas y compras

Indica siempre tus requisitos de documentación antes de pagar: el nombre exacto de la razón social, lo que debe figurar en el documento y el formato que necesita tu equipo de finanzas. Acertar a la primera es mucho más sencillo que pedir una corrección después, sobre todo cuando un mismo pedido cubre a varios viajeros.

Si tu organización reparte los costes por centro de coste o por proyecto, indica cómo quieres separar los pedidos en el momento de comprar. Separarlos desde el principio le ahorra a finanzas tener que repartir los totales después. Coméntalo con nosotros por LINE en https://lin.ee/skDPoNx (@esimonline) o por correo a esimonline.asia@gmail.com antes de hacer el pedido.

Cuando un viajero se queda atascado

El problema más común es aterrizar y descubrir que nada conecta, algo que el propio viajero suele poder resolver en pocos minutos. Incluye instrucciones breves en el correo previo al viaje: activar y desactivar el modo avión una vez, confirmar que la línea comprada está encendida, confirmar que los datos móviles están asignados a ella y confirmar que la itinerancia de datos está activada en esa línea. Dónde se encuentran esos ajustes varía según el fabricante y la versión del sistema operativo.

Si eso no lo soluciona, escríbenos. Lo que más agiliza todo es dar la información completa en el primer mensaje: las preguntas que van y vienen entre husos horarios cuestan horas.

• El nombre del viajero y el correo usado en el pedido
• Modelo de teléfono y versión del sistema operativo
• El país y la ciudad en la que se encuentra en ese momento
• Qué es lo que ve, con una captura de pantalla si puede hacerla
• Qué ha probado ya, como el modo avión o la selección manual de red
• Cómo se le puede seguir contactando, por ejemplo por el wifi del hotel

Después del viaje, guarda lo aprendido

Dedica diez minutos cuando el equipo vuelva y haz tres preguntas: quién se quedó sin datos antes de tiempo, quién volvió con la mayor parte sin usar y quién tuvo problemas para instalar. Esas respuestas hacen que el próximo pedido sea mucho más preciso, sobre todo a la hora de calcular el tamaño, algo difícil de razonar en teoría pero fácil de leer a partir de lo que acaba de pasar.

Si tu organización viaja con regularidad, llevar ese registro durante varias rondas te da tus propias referencias por tipo de viaje, mucho más útiles que una media general de viajeros, porque reflejan cómo trabaja realmente tu gente.