出張: 会議を乗り切り経費精算も通る接続

出張が休暇と違うのは、会議に出られなくなる損失が、プランの費用の何倍にもなる点です。どのプランが最も安いかではなく、主な接続が失われたときに何が起こるかから考え始めてください。

会議のスケジュールから容量を見積もる

実際に機能する代替手段

1. 会議の五分前ではなく、チェックイン時に、宿泊施設のWi-Fiをテストする
2. そのプランが初回の利用時に開始するものなら、少額の二つ目のプランを、インストールだけして開始せずに用意しておく
3. ホーム回線で音声のみで参加する必要がある場合に備え、ダイヤルイン番号を保存しておく

ビジネス向けの選択肢を見る

会議に一度出られなくなると、実際にいくらかかるのか

プランの価格を議論する前に、飛行機に乗って向かう会議の価値を考えてください。航空券、ホテル、同席する全員の時間、なかなか予約が取れない相手と話す機会が、その一時間に詰まっています。その数字を目の前に置けば、二つのプランの数十バーツの差は、興味深い問いではなくなります。有益な問いは、どの方法なら途切れる可能性が最も低く、途切れた場合に、何分で復帰できるかです。

そのため、出張は、休暇とは別の採点基準で動いています。休暇では、不確実さは許容できます。午後がのろのろと遅くても、面倒なだけです。出張には、動かせない会議、期限までに届けなければならないファイル、待っている相手がいます。確実さには、お金を払う価値があり、その金額は、多くの方が恐れるより小さいのが普通です。買っているのは、別の種類の商品ではなく、小さな予備のプランや、数ギガバイトの余裕だからです。

買い物の前に、端末の問題を片づける

最もよくある注文の間違いは、先にプランを購入し、その後で、バッグの中のスマートフォンがeSIMに対応していない、または通信会社のロックがかかったままだと気づくことです。最近のスマートフォンの多くは対応していますが、すべての機種ではなく、同じ機種でもすべての地域向けのバージョンが対応しているわけでもありません。この機能が省かれたバージョンを販売する市場もあり、通信事業者の分割払いプランで入手した端末には、ロックが残っていることがあります。どちらの確認も、机に座っていれば数分で済みます。どちらも、外国の空港で直すのは非常に困難です。

主に使うスマートフォンが対応していない場合でも、思うより多くの解決策があります。会社の予備の端末、ロックのかかっていない古いスマートフォンをデータ専用の端末として使ってノートパソコンに共有する、到着後に物理SIMを購入する計画などです。どれが最善かということより、搭乗口で並んでいるときではなく、フライトの前日までに答えを知っておくことのほうが重要です。

お使いの端末がeSIMに対応しているか確認する

オフィスにいる間に、インストールする

eSIMプロファイルのインストールには、その時点で動作するインターネット接続が必要です。この事実こそが、到着してからやろうと決めたのに、そのための接続がないと気づく方をつまずかせます。より安全な順序は、信頼できるWi-Fiにつながっているうちにインストールし、プロファイルはオンにせずスマートフォンに入れておくことです。ほとんどのプランは、インストール時ではなく、渡航先のネットワークへの最初の接続から有効期間のカウントを始めますが、この条件は提供元によって異なるため、頼る前に、実際に購入したプランの詳細ページをお読みください。

1. 1端末とロックの状態を確認するスマートフォンがeSIMに対応していて、通信会社のロックがかかっていないことを確認してください。会社の端末の場合は、管理プロファイルによって、モバイルプランの追加が制限されていないかを、情報システム部門に尋ねてください。組織によっては、まさにそれを禁止しているところがあります。
2. 2自分で管理できるWi-Fiで、購入してインストールする出発の少なくとも一日前に行ってください。何か問題が起きても、通常の時間帯にまだサポートに連絡できるうちに、直す余裕があります。
3. 3分かりやすいようにプロファイルに名前を付ける国名や旅行の名前を付けてください。以前の旅行の古いプロファイルが複数残っているとき、後で本当に混乱するのを防げます。
4. 4搭乗前に、回線とデータ通信の役割を設定するモバイルデータ通信を旅行用プロファイルに設定し、ホーム番号は通話とメッセージだけのためにオンのままにして、ホーム番号のデータローミングを明示的にオフにしてください。
5. 5着陸してすぐ、簡単なテストを行う空港を出る前に、空港のWi-Fiがまだ届くうちに、ページを一つ開いてメッセージを一通送ってください。何か問題があれば、代替手段がまだ使えるうちに気づきたいものです。

ホーム番号でも、コードを受け取る必要があります

出張者は、社内システム、銀行、二要素認証のあるものすべてが、古い番号にSMSでコードを送り続けることを、よく忘れます。ローミング料金を避けるためにホーム回線を完全にオフにすると、まさに使うために飛行機で向かったシステムから、ご自身が締め出されます。現実的な方法は、ホーム番号を通話とメッセージのために有効にしておき、その回線に限ってデータローミングをオフにして、すべてのデータ通信を旅行用プランで行うことです。海外でSMSを受信するのは、一般に受信者に無料ですが、これはホーム回線の通信会社の条件によるため、出発前にご確認ください。

会議アプリは、会議中ではなく、事前に設定する

どの会議アプリにも、データ使用量と安定性の両方に影響する設定があります。クライアントが待っている間に探したい人はいません。出発前に、実際に使うアプリを開き、三つを確認してください。カメラをどれだけ早くオフにできるか、バーチャル背景の設定がどこにあるか、音声のみで参加する選択肢があるかです。メニューの場所はアプリやバージョンによって異なるため、他の人の説明を覚えるのではなく、ご自身でボタンを押してみてください。

移動日:空港、機内、送迎

出張者が実際に連絡が取れなくなるのは、目的地の都市の中であることはまれです。つなぎ目です。空港までの移動、フライトの乗り継ぎ、到着ロビーから市内への移動です。スケジュールが動くのはまさにそのときで、他の人があなたに連絡を取ろうと最も必死になる時間でもあります。ホテルからではなく、最初の空港から旅行用プランを使えるようにしておくことは、データ量の数字から思われる以上に価値があります。

第三国を経由する場合は、そのプランがその国をカバーしているかを、先に確認してください。一つの国だけのプランは、乗り継ぎの空港では単に動作せず、その瞬間に、商品が壊れていると結論づける方がいますが、純粋にカバー範囲の問題です。乗り継ぎ時間が長い旅行や、フライトの合間に仕事の時間を挟む旅行では、通常、地域プランのほうが移動の形に合っています。

客室と共用スペースで仕事をする

ホテルのWi-Fiは、予測できる少数のパターンで不調になります。夕方の早い時間に、全室が使うため遅くなること、客室からロビーへ歩くと切れること、数時間おきに接続を切るログインページがあることです。最後のものは会議にとって危険で、予告なく話の途中で切断されます。現実的な使い分けは、重要な通話にはご自身のプランを使い、大きなダウンロードや写真のバックアップなど、中断してもよい作業のためにホテルのWi-Fiを残しておくことです。

社内システムにアクセスするのにVPNが必要な会社の場合は、通話の五分前ではなく、初日に、旅行用プランでVPNが接続できるかをテストしてください。ネットワークや国によって、その通信の扱いは異なり、失敗した場合は、通信提供元より、社内のIT部門とのやり取りに多くの時間を使うことになります。

ノートパソコンのテザリングと、それが容量に与える影響

実際の仕事の大半はノートパソコンで行うため、テザリングは出張の通常の一部です。重要なのは、ノートパソコンのデータの消費の仕方が、スマートフォンとまったく違うことです。メールボックス全体を同期し、確認なしに自分で更新し、クラウド上のファイルをローカルにあるかのように扱います。テザリングの前に、その接続をノートパソコンの設定で従量制接続に設定し、更新をWi-Fiに戻るまで延期してください。

もう一つ確認すべきは、そもそもプランがテザリングを許可しているかどうかです。ほとんどは許可していますが、特に無制限をうたうものには、制限しているものがあります。これは提供元とプランによって異なるため、前回の旅行から思い込まず、購入前にそのプランの詳細ページをお読みください。

会議の途中で接続が悪化したとき

恥ずかしい失敗は、切断されることではなく、黙ってしまい、聞き逃した内容を尋ねに戻ることです。電波が悪くなり始めたら、自分で制御できることを順番に試し、ネットワークを切り替えるという一言を、会議の参加者に伝えてください。説明なく消えるよりも、はるかに好意的に受け止められます。

1. まずカメラをオフにして、音声が安定するかを確認する
2. 画面共有を止め、ファイルを送って、相手側に開いてもらう
3. 移動する。特に角部屋や地下から出る(電波は通常そこが最悪です)
4. すでにテスト済みのWi-Fiに切り替える。Wi-Fiを使っていた場合は、モバイルデータに戻す
5. それでも改善しない場合は、音声のみで再参加するか、先に保存しておいた番号で会議室にダイヤルインする

領収書と、経理部門が本当に必要とする記載事項

経費の精算がうまくいかないのは、金額ではなく書類が原因であることが多いです。購入者名が会社ではなく従業員になっている、税番号がない、または、唯一の書類が注文確認メールで、それが会計書類ではない、といったことです。最も安上がりな対処は、購入時に会社の情報を入力することです。後から訂正すると、一行を編集するのではなく、通常は書類全体の再発行になるからです。

1回の旅行で複数国をめぐる

出張は一か所で終わることはまれです。ある国での会議が、同じ週にほかの国への立ち寄りを引き寄せる傾向があります。実際に異なる二つの方法があります。国別の個別プランは、競争の激しい市場では、ギガバイトあたりの価格が有利なことが多い一方で、国境ごとにプロファイルを切り替える必要があります。地域プラン一つなら、移動日が入り組み、スケジュールが動き続ける場合に、管理の手間がはるかに少なくて済みます。

出発前チェックリスト

出発前夜に十分もかからず、この項目のほとんどすべてが、誰かがすでに会議を逃した原因を表しています。

• プロファイルがインストールされ、分かりやすい名前が付いている
• ホーム番号のデータローミングはオフで、通話とSMSはオンのまま
• 会議のリンク、ルームコード、ダイヤルイン番号がオフラインで保存されている
• 資料と必要な書類が端末にダウンロードされている
• 会社のVPNをモバイルデータでテスト済み
• ノートパソコンが、ホットスポットを従量制接続として扱う設定になっている
• 会社の情報を購入時に入力し、領収書を保管した
• データ通信がないときのために、サポートの連絡先を端末に保存してある

次の旅行を楽にする短いメモ

帰宅したら、二分かけて三行のメモを書いてください。実際に使ったデータ量、電波で困った場所、依頼した書類で経費精算が通ったかどうかです。三回目の旅行までには、どんな一般的なアドバイスよりも正確にプランの容量を決められるようになります。指針が、他人の平均ではなく、ご自身の働き方から作られているためです。

同じルートを繰り返す場合、たとえば四半期ごとに同じ顧客を訪れるなら、そのメモは再利用できるテンプレートになります。適切なプランの容量や、その建物のどの会議室に電波が届かない場所があるかまで、書いておけます。

実際のスケジュールに合わせてデータ量を見積もる