Можно ли получить чек или счёт-фактуру?

Письмо-подтверждение заказа служит доказательством оплаты. Если нужен документ на имя компании или в определённом формате, напишите нам с номером заказа и данными, которые должны быть указаны, и мы оформим его соответствующим образом.

Этот вопрос обычно возникает через несколько минут после оплаты, когда письмо с подтверждением открыто на экране и становится ясно, что его оформление не похоже на типичный магазинный чек и в нём нет поля с названием компании или налоговым идентификационным номером, как обычно ожидает бухгалтерия. Дальнейшие вопросы практические: можно ли запросить такой документ, когда его следует запрашивать и что нужно подготовить заранее. Эта страница разбирает всё: что письмо с подтверждением уже делает само по себе, процесс запроса чего-то более конкретного и ограничения, которые стоит знать, прежде чем передавать что-либо бухгалтерии или работодателю.

Она подходит тем, кто оплатил тариф деньгами компании или подотчётными средствами и теперь должен отправить подтверждение обратно в организацию, самозанятым, которые хранят документы для собственной налоговой отчётности, и тем, кто просто хочет иметь под рукой что-то более официальное на вид, чем обычное письмо с подтверждением. Всё здесь охватывает общий процесс запроса, а не налоговую консультацию для какой-либо конкретной страны, поскольку правила о том, какой документ примет налоговый орган или работодатель, различаются по странам, организациям и задействованному поставщику.

Что письмо с подтверждением уже содержит

Как только платёж проходит, на адрес, указанный при оформлении заказа, автоматически отправляется письмо с подтверждением. В нём указаны номер заказа, название купленного тарифа, списанная сумма, а также дата и время операции — этого достаточно, чтобы служить подтверждением оплаты для большинства обычных целей, например чтобы убедиться самому, что заказ прошёл, или приложить его к заявке на возмещение расходов, не требующей определённого формата документа.

Чего в нём по умолчанию нет — названия вашей компании, платёжного адреса в формате документа или налогового идентификационного номера, просто потому что у системы нет способа заранее знать, кому нужен документ делового образца, а кому нет. Оно создано как общее подтверждение оплаты для каждого покупателя, а не как бухгалтерский документ, подогнанный под требования одного человека.

Когда на самом деле нужен отдельный чек или налоговая накладная

Если бухгалтерии компании или работодателю нужен документ, чётко указывающий название компании и налоговый идентификационный номер, или если вам лично нужно подать налоговую отчётность с документом определённого формата, обычного письма с подтверждением может оказаться недостаточно. Именно тогда стоит запросить отдельный документ, а не пытаться самому редактировать существующее письмо.

С другой стороны, если цель — просто сохранить доказательство того, что платёж действительно прошёл и сумма совпадает с той, что ушла со счёта, существующего письма с подтверждением обычно достаточно. Запрашивать что-то дополнительное не нужно, если никто не указал определённый формат, который необходимо использовать, поскольку запрос добавляет шаг и некоторое ожидание, которые не нужны, пока кто-то этого действительно не требует.

Информация, которую нужно подготовить перед обращением к нам

Запрос документа определённого формата происходит через прямое обращение, а не через кнопку загрузки в системе, потому что документ должен выпускаться по указанным вами сведениям, а не по универсальной форме. Что нужно иметь на входе: номер заказа, точное имя, которое должно быть в документе, — личное имя или зарегистрированное название компании, адрес, который должен быть в документе, и налоговый идентификационный номер, если он применим.

Чем подробнее и точнее эти сведения, тем ближе получившийся документ будет к тому, что действительно нужно, поскольку он выпускается по тому, что вы нам отправите, а не по нашим догадкам. Если вы не уверены, какой именно формат нужен бухгалтерии, стоит уточнить у неё, прежде чем обращаться к нам, чтобы запрос не пришлось исправлять во второй раз.

Название компании и налоговый номер: насколько точными они должны быть

Прежде чем отправлять сведения, стоит скопировать название компании и налоговый номер прямо из официального документа компании, например свидетельства о регистрации или другой налоговой накладной, которая у вас уже есть, а не набирать по памяти. Во многих названиях компаний есть небольшие, но обязательные детали, например обозначение об ограниченной ответственности или публичном характере, которые должны указываться ровно так, как зарегистрировано.

Если заказ оформлен на чужой адрес электронной почты

Иногда фактически платил коллега, или заказ оформлен на общий корпоративный аккаунт, которым пользуются несколько человек. Документ в такой ситуации всё равно можно запросить — нужно лишь чётко указать номер заказа, поскольку именно он является основным ориентиром для поиска заказа, а не адрес электронной почты, с которого вы в данный момент обращаетесь.

Если номер заказа не удаётся найти, потому что письмо с подтверждением получили не вы лично, попросите коллегу, который платил, переслать это письмо или предоставьте всё остальное, что можно вспомнить, например примерную дату и списанную сумму, чтобы помочь быстрее найти нужный заказ.

Форматы, которые мы можем и не можем обещать

Валюта и сумма, указанные в документе

Сумма и валюта, указанные в документе, в точности соответствуют тому, что было списано по этому заказу, без округления и без дополнительной конвертации валют сверх того, что записала система в момент оплаты, поскольку документ должен согласовываться с цифрами, которые показывают финансовые системы обеих сторон.

Если ваш банк или эмитент карты показывает сумму в другой валюте из-за собственного обменного курса, эта конвертация происходит на стороне банка, и наш документ не может её отразить, поскольку он выпускается по сумме, фактически списанной в нашей собственной системе, а не по цифре после конвертации, которую применяет эмитент вашей карты.

После возврата нужно ли менять документ

И наоборот, если изначально документ не запрашивался и сначала произошёл возврат, запрос документа после этого всё равно работает как обычно, но документ будет отражать сумму, фактически списанную согласно истории этого заказа, а не цифру до возврата.

Несколько заказов в одной поездке: один документ или несколько

Если для одной поездки было куплено несколько тарифов, сразу или в разные дни, их можно запросить одним общим документом, перечислив при обращении номера всех заказов, которые нужно включить. Это облегчает жизнь бухгалтерии, которой нужно обработать один документ вместо нескольких отдельных.

Если по причинам учёта расходов предпочтительны отдельные документы, например каждый заказ относится к разному проекту или статье бюджета, это тоже можно запросить — нужно лишь чётко указать это при первом обращении.

Сколько времени занимает повторный выпуск документа

Мы не можем назвать фиксированный срок выпуска документа, поскольку он зависит от того, как составлен запрос, например сколько заказов нужно объединить, и от того, когда запрос поступил. Стоит обратиться заранее, до какого-либо жёсткого срока подачи документа, а не ждать, пока он приблизится.

Пока вы ждёте запрошенный документ, исходное письмо с подтверждением часто может служить временным подтверждением, если ваша бухгалтерия готова принять промежуточное подтверждение, пока готовится официальный документ, чтобы ничто другое не ждало его в первую очередь.

Если выпущенный документ не соответствует требованию компании или органа

Некоторые организации требуют определённой формулировки или заголовка в документе, например названия проекта или внутреннего номера заказа на закупку. Если такое требование есть, укажите его вместе с остальными сведениями с самого начала, чтобы документ не приходилось исправлять несколько раз, прежде чем им действительно можно будет пользоваться.

Получаемый файл и самостоятельная печать

Готовый документ отправляется на адрес электронной почты, указанный при обращении, а не в виде ссылки для загрузки на странице вашего аккаунта, поскольку каждый документ готовится специально по этому запросу, а не создаётся автоматически для каждого заказа. Стоит убедиться, что указанный адрес электронной почты верен и действительно используется на момент запроса.

Печать документа на бумаге или прикрепление файла к корпоративной системе учёта расходов — это то, что делается на вашей стороне после получения файла. У нас нет способа знать, какой формат файла требует система учёта расходов каждой отдельной компании, поэтому, если системе компании нужно что-то отличное от того, что обычно отправляется, укажите это при первом запросе документа.

Если документ нужен на языке, отличном от тайского или английского

Если формулировки в документе должны быть на языке, отличном от используемого по умолчанию, укажите это при запросе документа, и мы постараемся подобрать их максимально близко, насколько это разумно возможно, но мы не можем гарантировать, что любой переведённый текст соответствует формальному стандарту заверенного перевода, которого требуют некоторые органы.

Если принимающий орган требует официально заверенного перевода, например от зарегистрированного переводчика или признанной заверяющей организации, лучше воспользоваться отдельной профессиональной переводческой службой после получения оригинального документа от нас, поскольку этот шаг выходит за рамки того, что мы можем предоставить сами.

Запрос документа на отменённый заказ

Если заказ был отменён до фактического завершения оплаты, деньги не списывались, и никакой документ на него выпустить нельзя, поскольку каждый описанный здесь документ привязан к платежу, который действительно состоялся, а не к намерению купить, которое так и не было завершено.

Но если оплата прошла успешно, а отмена или возврат произошли позже, документ по-прежнему можно запросить как обычно — он просто будет отражать фактическую оставшуюся сумму после возврата, а не полную цифру до отмены, как рассмотрено выше в разделе о возвратах.

1. 1Найдите номер заказа в письме с подтверждениемОткройте письмо с подтверждением и скопируйте номер заказа, поскольку именно он является основным ориентиром для поиска вашего заказа. Если письмо не удаётся найти, сначала проверьте папки «Спам» или «Промоакции».
2. 2Решите, что именно должен показывать документДо обращения к нам уточните у бухгалтерии или в существующем образцовом документе, какое название компании, адрес, налоговый номер или особая формулировка требуются.
3. 3Отправьте сведения через LINE или по электронной почте вместе с номером заказаОбратитесь через LINE (https://lin.ee/skDPoNx, @esimonline) или по электронной почте esimonline.asia@gmail.com, указав номер заказа и все сведения, которые должны появиться в документе.
4. 4Дождитесь документа и проверьте входящиеДокумент отправляется на указанный адрес электронной почты. Если он не появился во входящих, проверьте папки «Спам» или «Промоакции», прежде чем обращаться повторно.
5. 5Сразу сообщите о необходимости исправленияПроверьте название компании, налоговый номер, адрес и сумму в документе сразу после его получения и сразу сообщите обо всём неверном, чтобы это можно было исправить до того, как документ будет пущен в дело.

• Номер заказа из письма с подтверждением
• Личное или корпоративное название в точности так, как оно официально зарегистрировано
• Налоговый идентификационный номер, если он требуется бухгалтерии
• Адрес, который должен быть указан в документе
• Любая особая формулировка или заголовок, требуемые вашей организацией, если применимо

Обратитесь в поддержку, чтобы запросить документ

Другие вопросы о заказах и платежах