ขอใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีได้ไหม

อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินได้ ถ้าต้องการเอกสารในชื่อบริษัทหรือรูปแบบเฉพาะ ให้ติดต่อเราพร้อมหมายเลขคำสั่งซื้อและรายละเอียดที่ต้องการให้ปรากฏบนเอกสาร เราจะออกให้ตามข้อมูลที่คุณแจ้ง

คำถามนี้มักโผล่ขึ้นมาหลังกดจ่ายเงินไปแล้วไม่กี่นาที เมื่อผู้ใช้เปิดอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อขึ้นมาดู แล้วพบว่าหน้าตาของมันไม่เหมือนใบเสร็จที่คุ้นเคยจากร้านค้าทั่วไป หรือไม่มีช่องให้กรอกชื่อบริษัทกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเหมือนเอกสารที่ฝ่ายบัญชีเคยขอ คำถามที่ตามมาคือ เอกสารแบบนั้นขอได้ไหม ต้องขอตอนไหน และต้องเตรียมอะไรไปให้บ้าง หน้านี้จะอธิบายทั้งหมดนั้นอย่างละเอียด ตั้งแต่สิ่งที่อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อทำได้อยู่แล้ว ไปจนถึงขั้นตอนขอเอกสารเฉพาะ และข้อจำกัดที่ควรรู้ไว้ก่อนจะยื่นเรื่องกับฝ่ายบัญชีหรือผู้ว่าจ้าง

เหมาะกับคนที่ซื้อแพ็กเกจด้วยเงินบริษัทหรือเงินสำรองจ่ายแล้วต้องส่งหลักฐานคืนบริษัท คนที่ทำงานอิสระและต้องเก็บเอกสารไว้ยื่นภาษีของตัวเอง และคนที่แค่อยากมีเอกสารที่เป็นทางการกว่าอีเมลยืนยันธรรมดาไว้เก็บเป็นหลักฐาน เนื้อหาทั้งหมดเป็นหลักการทั่วไปของกระบวนการขอเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีของประเทศใดประเทศหนึ่ง เพราะกฎเกณฑ์เรื่องเอกสารที่ใช้ยื่นภาษีหรือเบิกจ่ายแตกต่างกันไปตามประเทศ องค์กร และผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องจริง ๆ

อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อครอบคลุมอะไรอยู่แล้ว

ทันทีที่การชำระเงินสำเร็จ ระบบจะส่งอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อไปยังอีเมลที่ใช้ตอนสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ อีเมลนี้ระบุหมายเลขคำสั่งซื้อ ชื่อแพ็กเกจที่ซื้อ ยอดเงินที่ถูกเรียกเก็บ และวันเวลาที่ทำรายการ ซึ่งเพียงพอสำหรับใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินในกรณีทั่วไป เช่น ยืนยันกับตัวเองว่าคำสั่งซื้อผ่านแล้ว หรือแนบประกอบการเบิกจ่ายที่ไม่ได้กำหนดรูปแบบเอกสารตายตัว

สิ่งที่อีเมลนี้ไม่มีตามค่าเริ่มต้นคือชื่อบริษัทของคุณ ที่อยู่สำหรับออกเอกสาร หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เพราะระบบไม่รู้ล่วงหน้าว่าใครต้องการเอกสารในรูปแบบธุรกิจและใครไม่ต้องการ อีเมลจึงถูกออกแบบให้เป็นหลักฐานทั่วไปสำหรับผู้ซื้อทุกคน ไม่ใช่เอกสารเฉพาะทางบัญชีที่ปรับให้เข้ากับความต้องการรายบุคคล

เมื่อไหร่ที่ต้องขอเอกสารแยกต่างหาก

ถ้าฝ่ายบัญชีของบริษัทหรือผู้ว่าจ้างต้องการเอกสารที่ระบุชื่อบริษัทและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีชัดเจน หรือถ้าคุณต้องเก็บเอกสารไว้ยื่นภาษีของตัวเองในรูปแบบที่กำหนด อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อธรรมดาอาจไม่ผ่านเกณฑ์ที่ต้องการ กรณีแบบนี้คือจังหวะที่ควรติดต่อขอเอกสารเฉพาะ แทนที่จะพยายามแก้ไขอีเมลเดิมด้วยตัวเอง

ในทางกลับกัน ถ้าเป้าหมายแค่เก็บหลักฐานว่าจ่ายเงินไปจริงและจำนวนตรงกับที่หักบัญชี อีเมลยืนยันที่มีอยู่แล้วก็มักเพียงพอ ไม่จำเป็นต้องขอเอกสารเพิ่มถ้าไม่มีใครกำหนดรูปแบบเฉพาะที่ต้องใช้ เพราะการขอเอกสารเพิ่มก็มีขั้นตอนและใช้เวลาที่ไม่จำเป็นถ้าไม่มีใครเรียกร้อง

ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนติดต่อขอเอกสาร

การขอเอกสารรูปแบบเฉพาะทำผ่านการติดต่อเราโดยตรง ไม่ใช่ปุ่มดาวน์โหลดในระบบ เพราะเอกสารต้องออกตามรายละเอียดที่คุณระบุ ไม่ใช่แบบฟอร์มสำเร็จรูปที่ใช้ได้กับทุกคน สิ่งที่ต้องเตรียมไปด้วยคือหมายเลขคำสั่งซื้อ ชื่อที่ต้องปรากฏบนเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียน ที่อยู่สำหรับออกเอกสาร และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถ้ามี

ยิ่งข้อมูลที่ให้มาละเอียดและถูกต้องมากเท่าไหร่ เอกสารที่ออกก็ยิ่งตรงกับที่ต้องการมากขึ้นเท่านั้น เพราะเราออกเอกสารตามข้อมูลที่คุณส่งมา ไม่ใช่ตามสิ่งที่เราคาดเดาเอง ถ้าไม่แน่ใจว่าฝ่ายบัญชีต้องการรูปแบบไหน แนะนำให้ถามให้ชัดก่อนติดต่อเรา จะได้ไม่ต้องขอแก้ไขซ้ำสองรอบ

ชื่อบริษัทกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ต้องตรงเป๊ะแค่ไหน

ก่อนส่งรายละเอียดมา ควรคัดลอกชื่อบริษัทและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมาจากเอกสารทางการของบริษัทโดยตรง เช่น หนังสือรับรองบริษัทหรือใบกำกับภาษีฉบับอื่นที่เคยได้รับ แทนที่จะพิมพ์จากความจำ เพราะชื่อบริษัทหลายแห่งมีรายละเอียดปลีกย่อย เช่น คำว่า จำกัด หรือ มหาชน ที่ต้องปรากฏให้ครบตามที่จดทะเบียนไว้

ถ้าคำสั่งซื้อไม่ได้อยู่ภายใต้อีเมลของคุณเอง

บางครั้งเพื่อนร่วมงานเป็นคนกดจ่ายเงินแทน หรือคำสั่งซื้อเกิดขึ้นภายใต้บัญชีของบริษัทที่ใช้ร่วมกันหลายคน กรณีแบบนี้ยังสามารถขอเอกสารได้เหมือนเดิม เพียงแต่ต้องระบุหมายเลขคำสั่งซื้อให้ชัดเจน เพราะเราค้นหาข้อมูลจากหมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหลัก ไม่ใช่จากอีเมลที่ใช้ติดต่อในตอนนั้น

ถ้าหาหมายเลขคำสั่งซื้อไม่พบเพราะไม่ใช่คนที่ได้รับอีเมลยืนยันโดยตรง ให้ขอให้เพื่อนร่วมงานที่กดจ่ายเงินส่งอีเมลนั้นต่อมาให้ หรือระบุรายละเอียดอื่นที่พอจำได้ เช่น วันที่โดยประมาณและยอดเงินที่ถูกเรียกเก็บ เพื่อช่วยให้ค้นหาคำสั่งซื้อที่ถูกต้องได้เร็วขึ้น

รูปแบบเอกสารที่รับรองได้และที่รับรองไม่ได้

สกุลเงินและจำนวนเงินที่ปรากฏบนเอกสาร

จำนวนเงินและสกุลเงินที่ปรากฏบนเอกสารจะตรงกับยอดที่ถูกเรียกเก็บจริงในคำสั่งซื้อนั้น ไม่มีการปัดเศษหรือแปลงสกุลเงินเพิ่มเติมให้ต่างไปจากที่ระบบบันทึกไว้ตอนชำระเงิน เพราะเอกสารนี้ต้องสอดคล้องกับยอดที่ปรากฏในระบบการเงินของทั้งสองฝ่าย

ถ้าธนาคารหรือผู้ให้บริการบัตรของคุณแสดงยอดเป็นสกุลเงินอื่นเนื่องจากอัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารเอง ยอดนั้นเป็นการแปลงค่าที่เกิดขึ้นฝั่งธนาคาร ไม่ใช่สิ่งที่เอกสารของเราจะสะท้อนได้ เพราะเราออกเอกสารตามยอดที่เรียกเก็บจริงในระบบของเรา ไม่ใช่ยอดหลังแปลงสกุลเงินของธนาคารผู้ออกบัตร

หลังมีการคืนเงิน เอกสารต้องเปลี่ยนตามไหม

ในทางกลับกัน ถ้ายังไม่ได้ขอเอกสารตั้งแต่แรกและมีการคืนเงินเกิดขึ้นก่อนแล้ว การขอเอกสารในภายหลังก็ยังทำได้ตามปกติ แต่เอกสารจะสะท้อนยอดที่ถูกเรียกเก็บจริงตามประวัติของคำสั่งซื้อ ไม่ใช่ยอดก่อนคืนเงิน

คำสั่งซื้อหลายรายการในทริปเดียว จะขอเป็นเอกสารเดียวได้ไหม

ถ้าซื้อแพ็กเกจหลายรายการในทริปเดียวกัน ไม่ว่าจะซื้อพร้อมกันหรือทยอยซื้อคนละวัน สามารถขอให้รวมเป็นเอกสารฉบับเดียวได้ โดยระบุหมายเลขคำสั่งซื้อทุกรายการที่ต้องการรวมไว้ตอนติดต่อ วิธีนี้ช่วยให้ฝ่ายบัญชีของคุณจัดการเอกสารง่ายขึ้นแทนที่จะต้องรับหลายฉบับแยกกัน

ถ้าอยากได้แยกเป็นคนละฉบับด้วยเหตุผลด้านการเบิกจ่าย เช่น แต่ละคำสั่งซื้อผูกกับโครงการหรืองบประมาณคนละก้อน ก็สามารถแจ้งให้ออกแยกได้เช่นกัน เพียงระบุให้ชัดว่าต้องการแบบไหนตั้งแต่ตอนติดต่อครั้งแรก

ระยะเวลาในการออกเอกสารใหม่

เราไม่สามารถระบุระยะเวลาตายตัวสำหรับการออกเอกสารได้ เพราะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของคำขอ เช่น จำนวนคำสั่งซื้อที่ต้องรวม และช่วงเวลาที่ติดต่อเข้ามา สิ่งที่แนะนำคือติดต่อล่วงหน้าถ้ามีกำหนดส่งเอกสารที่ชัดเจน แทนที่จะรอจนใกล้ถึงวันครบกำหนด

ระหว่างรอเอกสารฉบับที่ขอ อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อเดิมยังใช้เป็นหลักฐานชั่วคราวได้ในหลายกรณี ถ้าฝ่ายบัญชีของคุณยอมรับหลักฐานชั่วคราวระหว่างรอเอกสารทางการ ก็ไม่จำเป็นต้องรอเอกสารใหม่ก่อนดำเนินการขั้นตอนอื่นต่อ

ถ้าเอกสารที่ออกให้ไม่ตรงกับเกณฑ์ที่บริษัทหรือหน่วยงานกำหนด

บางองค์กรกำหนดให้เอกสารต้องมีข้อความหรือหัวข้อเฉพาะ เช่น ต้องระบุชื่อโครงการหรือเลขที่ใบสั่งซื้อภายในองค์กร ถ้ามีข้อกำหนดแบบนี้ ให้แจ้งมาพร้อมกับข้อมูลอื่นตั้งแต่แรก จะได้ไม่ต้องขอแก้ไขซ้ำหลายรอบก่อนได้เอกสารฉบับที่ใช้งานได้จริง

ไฟล์ที่ได้รับและการพิมพ์เอกสาร

เอกสารที่ออกให้จะถูกส่งไปทางอีเมลที่แจ้งไว้ตอนติดต่อ ไม่ใช่ลิงก์ดาวน์โหลดในหน้าบัญชีของคุณ เพราะเอกสารแต่ละฉบับจัดทำขึ้นเฉพาะตามคำขอนั้น ๆ ไม่ได้เป็นไฟล์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าให้ทุกคำสั่งซื้อ ควรตรวจสอบว่าอีเมลที่ให้ไว้ถูกต้องและเปิดใช้งานอยู่ในขณะที่ติดต่อขอเอกสาร

การพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษหรือแนบไฟล์ต่อในระบบเบิกจ่ายของบริษัทเป็นเรื่องที่คุณดำเนินการเองหลังได้รับไฟล์แล้ว เราไม่ทราบว่าระบบเบิกจ่ายของแต่ละบริษัทต้องการไฟล์ในรูปแบบใดเป็นการเฉพาะ ถ้าระบบของบริษัทต้องการไฟล์รูปแบบอื่นนอกเหนือจากที่ส่งให้ตามปกติ ให้แจ้งไว้ตั้งแต่ตอนขอเอกสารเช่นกัน

ต้องการเอกสารเป็นภาษาอื่นนอกจากไทยหรืออังกฤษ

ถ้าต้องการให้ข้อความบนเอกสารเป็นภาษาอื่นนอกเหนือจากที่ใช้ตามปกติ ให้แจ้งความต้องการนั้นไว้ตั้งแต่ตอนติดต่อขอเอกสาร เราจะพยายามจัดทำให้ตรงกับที่ขอมากที่สุดเท่าที่ทำได้ แต่ไม่สามารถรับรองว่าข้อความที่แปลจะผ่านมาตรฐานการแปลอย่างเป็นทางการที่หน่วยงานบางแห่งต้องการ

ถ้าหน่วยงานปลายทางต้องการเอกสารที่ผ่านการรับรองการแปลอย่างเป็นทางการ เช่น จากนักแปลที่ขึ้นทะเบียนหรือหน่วยงานรับรองเฉพาะ ควรใช้บริการแปลเอกสารมืออาชีพแยกต่างหากหลังได้รับเอกสารต้นฉบับจากเราแล้ว เพราะเป็นขั้นตอนที่อยู่นอกเหนือจากสิ่งที่เราออกเอกสารให้ได้โดยตรง

ขอเอกสารสำหรับคำสั่งซื้อที่ถูกยกเลิกได้ไหม

ถ้าคำสั่งซื้อถูกยกเลิกก่อนที่การชำระเงินจะสำเร็จจริง จะไม่มีเงินถูกเรียกเก็บและไม่มีเอกสารใดออกให้ได้ เพราะเอกสารทุกประเภทที่กล่าวถึงในหน้านี้ยึดจากการชำระเงินที่เกิดขึ้นจริงเป็นหลัก ไม่ใช่จากความตั้งใจจะซื้อที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

แต่ถ้าชำระเงินสำเร็จไปแล้วและมีการยกเลิกหรือคืนเงินเกิดขึ้นภายหลัง เอกสารยังขอได้ตามปกติ เพียงแต่จะสะท้อนยอดที่เหลือจริงหลังคืนเงิน ไม่ใช่ยอดเต็มก่อนยกเลิก ตามที่อธิบายไว้ในหัวข้อเรื่องการคืนเงินก่อนหน้านี้

1. 1หาหมายเลขคำสั่งซื้อในอีเมลยืนยันเปิดอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อ แล้วคัดลอกหมายเลขคำสั่งซื้อไว้ เพราะเป็นข้อมูลหลักที่ใช้ค้นหารายการของคุณ ถ้าหาอีเมลไม่พบ ให้ลองค้นในโฟลเดอร์สแปมหรือโปรโมชันก่อน
2. 2ตัดสินใจให้ชัดว่าเอกสารต้องระบุอะไรบ้างสอบถามฝ่ายบัญชีหรือดูเอกสารอ้างอิงเดิมว่าต้องการชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือข้อความเฉพาะอะไรบ้าง ก่อนติดต่อเรา
3. 3ส่งข้อมูลมาทาง LINE หรืออีเมลพร้อมหมายเลขคำสั่งซื้อติดต่อผ่าน LINE (https://lin.ee/skDPoNx, @esimonline) หรืออีเมล esimonline.asia@gmail.com พร้อมหมายเลขคำสั่งซื้อและรายละเอียดทั้งหมดที่ต้องปรากฏบนเอกสาร
4. 4รอเอกสารและตรวจสอบกล่องจดหมายเอกสารจะถูกส่งไปยังอีเมลที่แจ้งไว้ ถ้าไม่เห็นในกล่องจดหมายหลัก ให้ตรวจโฟลเดอร์สแปมหรือโปรโมชันก่อนติดต่อซ้ำ
5. 5แจ้งแก้ไขทันทีถ้ามีอะไรผิดตรวจชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ และยอดเงินบนเอกสารทันทีที่ได้รับ แล้วแจ้งกลับทันทีถ้ามีจุดใดผิด เพื่อให้แก้ไขได้ก่อนนำไปใช้งานจริง

• หมายเลขคำสั่งซื้อจากอีเมลยืนยัน
• ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียนจริง
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้าฝ่ายบัญชีต้องการ
• ที่อยู่ที่ต้องการให้ปรากฏบนเอกสาร
• ข้อความหรือหัวข้อเฉพาะที่องค์กรของคุณกำหนด ถ้ามี

ติดต่อขอเอกสารกับทีมซัพพอร์ต

ดูคำถามอื่นเกี่ยวกับคำสั่งซื้อและการชำระเงิน