Puis-je obtenir un reçu ou une facture ?

L'e-mail de confirmation de commande fait office de preuve de paiement. Si vous avez besoin d'un document au nom d'une société ou dans un format particulier, contactez-nous avec le numéro de commande et les informations devant y figurer, et nous l'émettrons en conséquence.

Cette question surgit généralement quelques minutes après le paiement, une fois l'e-mail de confirmation ouvert à l'écran, quand on s'aperçoit que sa présentation ne ressemble pas à un reçu de magasin habituel, et qu'aucun champ ne porte un nom d'entreprise ou un numéro d'identification fiscale comme le service comptable l'attend généralement. Les questions qui suivent sont pratiques : ce genre de document peut-il être demandé, quand faut-il le demander et que faut-il préparer au préalable. Cette page passe tout en revue : ce que l'e-mail de confirmation fait déjà de lui-même, la procédure pour demander quelque chose de plus précis et les limites à connaître avant de remettre quoi que ce soit à un service comptable ou à un employeur.

Elle convient à quiconque a payé un forfait avec l'argent de l'entreprise ou une avance de frais et doit maintenant renvoyer un justificatif à l'entreprise, à quiconque est indépendant et conserve des documents pour sa propre déclaration fiscale, et à quiconque veut simplement quelque chose de plus formel qu'un simple e-mail de confirmation à conserver. Tout ce qui figure ici porte sur la procédure de demande générale, et non sur des conseils fiscaux pour un pays particulier, car les règles sur le document qu'une administration fiscale ou un employeur acceptera réellement varient selon le pays, l'organisation et le fournisseur concerné.

Ce que couvre déjà l'e-mail de confirmation

Dès qu'un paiement aboutit, un e-mail de confirmation est envoyé automatiquement à l'adresse utilisée lors du paiement. Il comporte le numéro de commande, le nom du forfait acheté, le montant débité, ainsi que la date et l'heure de la transaction : de quoi servir de preuve de paiement pour la plupart des usages courants, comme confirmer pour vous-même que la commande est passée, ou le joindre à une note de frais qui n'exige pas de format de document fixe.

Ce qu'il ne comporte pas par défaut, c'est le nom de votre entreprise, une adresse de facturation mise en forme pour un document ou un numéro d'identification fiscale, simplement parce que le système ne peut pas savoir à l'avance qui a besoin d'un document de type professionnel et qui n'en a pas besoin. Il est conçu comme une preuve de paiement générale pour chaque acheteur, et non comme un document comptable adapté aux exigences d'une personne.

Quand un reçu ou une facture fiscale distincts sont réellement nécessaires

Si le service comptable d'une entreprise, ou un employeur, a besoin d'un document indiquant clairement un nom d'entreprise et un numéro d'identification fiscale, ou si vous devez personnellement produire une déclaration fiscale avec un format de document particulier, un simple e-mail de confirmation peut ne pas suffire. C'est le moment de demander le document distinct plutôt que d'essayer de modifier vous-même l'e-mail existant.

En revanche, si le but est simplement de conserver la preuve qu'un paiement a bien eu lieu et que le montant correspond à ce qui a quitté le compte, l'e-mail de confirmation existant suffit généralement. Il n'est pas nécessaire de demander quoi que ce soit de plus si personne n'a précisé un format particulier à utiliser, car en demander un ajoute une étape et une attente inutiles tant que personne n'en exige réellement.

Informations à préparer avant de nous contacter

La demande d'un document à un format précis se fait par contact direct plutôt que par un bouton de téléchargement dans le système, car le document doit être émis selon les informations que vous précisez et non selon un formulaire unique pour tous. Ce qu'il faut au départ, c'est le numéro de commande, le nom exact qui doit figurer sur le document, qu'il s'agisse d'un nom de personne ou d'une raison sociale enregistrée, l'adresse que le document doit porter et un numéro d'identification fiscale le cas échéant.

Plus ces informations sont détaillées et exactes, plus le document obtenu se rapproche de ce qui est réellement nécessaire, car il est émis d'après ce que vous nous envoyez et non d'après ce que nous devinerions. Si vous ne savez pas exactement quel format souhaite un service comptable, il vaut la peine de le vérifier auprès de lui avant de nous contacter, pour que la demande n'ait pas à être corrigée une seconde fois.

Nom de l'entreprise et numéro fiscal : quel degré d'exactitude est requis

Avant d'envoyer les informations, il vaut la peine de copier le nom de l'entreprise et le numéro fiscal directement depuis un document officiel de l'entreprise, comme un certificat d'immatriculation ou une autre facture fiscale que vous possédez déjà, plutôt que de les saisir de mémoire. De nombreux noms d'entreprise comportent de petites mentions obligatoires, comme une désignation de société à responsabilité limitée ou de société anonyme, qui doivent figurer exactement telles qu'enregistrées.

Si la commande est au nom de l'adresse e-mail de quelqu'un d'autre

Il arrive qu'un collègue ait été celui qui a réellement payé, ou que la commande soit rattachée à un compte d'entreprise partagé utilisé par plusieurs personnes. Un document peut quand même être demandé dans ce cas : il suffit d'indiquer clairement le numéro de commande, car c'est la référence principale pour retrouver la commande, et non l'adresse e-mail qui nous contacte à ce moment-là.

Si le numéro de commande est introuvable parce que vous n'êtes pas celui qui a reçu directement l'e-mail de confirmation, demandez au collègue qui a payé de transférer cet e-mail, ou fournissez tout ce dont vous vous souvenez, comme la date approximative et le montant débité, pour aider à retrouver plus vite la bonne commande.

Formats que nous pouvons et ne pouvons pas promettre

Devise et montant indiqués sur le document

Le montant et la devise indiqués sur le document correspondent exactement à ce qui a été débité pour cette commande, sans arrondi ni conversion de devise supplémentaire au-delà de ce que le système a enregistré au moment du paiement, car le document doit concorder avec les chiffres qu'affichent les systèmes financiers des deux parties.

Si votre banque ou l'émetteur de votre carte affiche le montant dans une autre devise en raison de son propre taux de change, cette conversion se fait du côté de la banque et notre document ne peut pas la refléter, car il est émis d'après le montant réellement débité dans notre propre système, et non d'après le chiffre après conversion appliqué par l'émetteur de votre carte.

Après un remboursement, le document doit-il changer

Inversement, si aucun document n'a été demandé au départ et qu'un remboursement a eu lieu d'abord, en demander un ensuite fonctionne normalement, mais le document reflétera le montant réellement débité d'après l'historique de cette commande, et non le chiffre avant remboursement.

Plusieurs commandes pour un même voyage : un document ou plusieurs

Si plusieurs forfaits ont été achetés pour le même voyage, en une fois ou sur différents jours, ils peuvent être demandés dans un seul document combiné en listant chaque numéro de commande à inclure quand vous nous contactez. Cela facilite la vie d'un service comptable qui traite un seul document au lieu de plusieurs.

Si des documents séparés sont préférables pour des raisons de notes de frais, par exemple parce que chaque commande relève d'un projet ou d'une ligne budgétaire différents, cela peut aussi être demandé : il suffit de le préciser clairement dès le premier contact.

Délai d'un document réémis

Nous ne pouvons pas indiquer un délai fixe pour émettre le document, car il dépend de la façon dont la demande est composée, comme le nombre de commandes à regrouper, et du moment où elle arrive. Ce qui vaut la peine, c'est de nous contacter bien avant toute date limite ferme de remise du document, plutôt que d'attendre d'en être proche.

En attendant le document demandé, l'e-mail de confirmation d'origine peut souvent servir de preuve provisoire, si votre service comptable accepte une preuve intermédiaire pendant la préparation du document formel, pour que rien d'autre n'ait à attendre.

Si le document émis ne correspond pas à l'exigence d'une entreprise ou d'une administration

Certaines organisations exigent une formulation ou un intitulé précis sur le document, comme un nom de projet ou un numéro de bon de commande interne. Si ce genre d'exigence existe, mentionnez-la dès le départ avec les autres informations, pour que le document n'ait pas à être corrigé plusieurs fois avant d'être réellement utilisable.

Le fichier que vous recevez et son impression par vos soins

Le document final est envoyé à l'adresse e-mail indiquée au moment du contact, et non via un lien de téléchargement sur la page de votre compte, car chaque document est préparé spécialement pour cette demande et non généré automatiquement pour chaque commande. Il vaut la peine de confirmer que l'adresse e-mail indiquée est correcte et réellement utilisée au moment de la demande.

Imprimer le document sur papier ou joindre le fichier à un système de notes de frais d'entreprise est quelque chose que vous faites de votre côté une fois le fichier arrivé. Nous n'avons aucun moyen de savoir quel format de fichier exige le système de notes de frais de chaque entreprise ; si un système d'entreprise a besoin d'autre chose que ce qui est normalement envoyé, mentionnez-le lors de la première demande du document.

Besoin du document dans une langue autre que le thaï ou l'anglais

Si le texte du document doit être dans une langue autre que celle utilisée par défaut, mentionnez-le lors de la demande, et nous essaierons de nous en rapprocher autant que raisonnablement possible, mais nous ne pouvons garantir qu'une formulation traduite respecte la norme de traduction certifiée officielle qu'exigent certaines administrations.

Si l'administration destinataire exige une traduction officiellement certifiée, par exemple celle d'un traducteur agréé ou d'un organisme de certification reconnu, il vaut mieux recourir à un service de traduction professionnel distinct après avoir reçu le document d'origine de notre part, car cette étape dépasse ce que nous pouvons fournir directement.

Demander un document pour une commande annulée

Si une commande a été annulée avant que le paiement soit réellement terminé, aucun argent n'a été débité et aucun document d'aucune sorte ne peut être émis, car tout document décrit ici est rattaché à un paiement réellement effectué, et non à une intention d'achat qui n'a jamais abouti.

Mais si le paiement a bien abouti et qu'une annulation ou un remboursement a eu lieu ensuite, un document peut quand même être demandé normalement : il reflétera simplement le montant réellement restant après remboursement, et non le chiffre complet avant annulation, comme indiqué plus haut à propos des remboursements.

1. 1Retrouvez le numéro de commande dans l'e-mail de confirmationOuvrez l'e-mail de confirmation et copiez le numéro de commande, car c'est la référence principale pour retrouver votre commande. Si l'e-mail est introuvable, vérifiez d'abord les dossiers spam ou promotions.
2. 2Décidez exactement ce que le document doit indiquerVérifiez auprès du service comptable, ou d'un document de référence existant, quels nom d'entreprise, adresse, numéro fiscal ou formulation précise sont exigés, avant de nous contacter.
3. 3Envoyez les informations par LINE ou e-mail avec le numéro de commandeContactez-nous via LINE (https://lin.ee/skDPoNx, @esimonline) ou par e-mail à esimonline.asia@gmail.com avec le numéro de commande et chaque information qui doit figurer sur le document.
4. 4Attendez le document et consultez votre boîte de réceptionLe document est envoyé à l'adresse e-mail indiquée. S'il n'apparaît pas dans la boîte principale, vérifiez les dossiers spam ou promotions avant de relancer.
5. 5Signalez immédiatement toute correction nécessaireVérifiez le nom de l'entreprise, le numéro fiscal, l'adresse et le montant du document dès son arrivée, et signalez immédiatement toute erreur pour qu'elle soit corrigée avant que le document ne soit utilisé.

• Le numéro de commande figurant dans l'e-mail de confirmation
• Le nom de la personne ou de l'entreprise exactement tel qu'officiellement enregistré
• Un numéro d'identification fiscale, si le service comptable en exige un
• L'adresse qui doit figurer sur le document
• Toute formulation ou tout intitulé précis exigé par votre organisation, le cas échéant

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