¿Puedo obtener un recibo o factura?

El correo de confirmación del pedido sirve como comprobante de pago. Si necesitas un documento a nombre de una empresa o con un formato concreto, contáctanos con el número de pedido y los datos que debe llevar, y te lo emitiremos así.

Esta pregunta suele surgir unos minutos después de pagar, cuando el correo de confirmación ya está abierto en pantalla y se ve que el formato no se parece al de un recibo de tienda típico, y no hay ningún campo con el nombre de una empresa ni un número de identificación fiscal como suele esperar un departamento de contabilidad. Las preguntas siguientes son prácticas: ¿se puede solicitar ese tipo de documento?, ¿cuándo conviene solicitarlo? y ¿qué hay que preparar de antemano? Esta página lo recorre todo: lo que el correo de confirmación ya cubre por sí solo, el proceso para solicitar algo más específico y los límites que conviene conocer antes de entregar nada a un equipo de contabilidad o a un empleador.

Sirve a quien pagó un plan con dinero de la empresa o con un fondo de gastos y ahora necesita enviar un comprobante a la empresa, a quien trabaja por cuenta propia y guarda documentos para su declaración de impuestos, y a quien simplemente quiere algo de aspecto más formal que un simple correo de confirmación. Todo lo que aquí se indica cubre el proceso general de solicitud, no asesoramiento fiscal para ningún país concreto, ya que las reglas sobre qué documento aceptará realmente una autoridad fiscal o un empleador varían según el país, la organización y el proveedor implicado.

Lo que el correo de confirmación ya cubre

En cuanto se completa un pago, se envía automáticamente un correo de confirmación a la dirección usada al pagar. Incluya el número de pedido, el nombre del plan comprado, el importe cobrado y la fecha y hora de la transacción: suficiente para servir como comprobante de pago en la mayoría de los casos ordinarios, como confirmarle a usted mismo que el pedido se realizó, o adjuntarlo a una solicitud de reembolso de gastos que no exija un formato de documento fijo.

Lo que no incluye por defecto es el nombre de su empresa, una dirección de facturación con formato de documento ni un número de identificación fiscal, simplemente porque el sistema no tiene forma de saber de antemano quién necesita un documento de tipo empresarial y quién no. Está pensado como comprobante de pago general para todos los compradores, no como un documento contable adaptado a las necesidades de una persona concreta.

Cuándo se necesita realmente un recibo o factura fiscal aparte

Si el departamento de contabilidad de una empresa, o un empleador, necesita un documento que indique claramente un nombre de empresa y un número de identificación fiscal, o si usted personalmente necesita presentar impuestos con un formato de documento determinado, un simple correo de confirmación puede no bastar. Ese es el momento de solicitar el documento aparte en lugar de intentar editar usted mismo el correo existente.

Por otro lado, si el objetivo es simplemente conservar la prueba de que un pago se realizó de verdad y de que el importe coincide con lo que salió de la cuenta, el correo de confirmación existente suele bastar. No hace falta solicitar nada adicional si nadie ha especificado un formato concreto que deba usarse, ya que pedirlo añade un paso y una espera que no son necesarios a menos que alguien lo exija.

Información que debe preparar antes de contactarnos

Solicitar un documento con un formato específico se hace por contacto directo y no mediante un botón de descarga en el sistema, porque el documento tiene que emitirse según los datos que usted indique, y no mediante un formulario único para todos. Lo que se necesita de entrada es el número de pedido, el nombre exacto que debe aparecer en el documento, ya sea un nombre personal o el de una empresa registrada, la dirección que debe llevar el documento y un número de identificación fiscal si corresponde.

Cuanto más detallada y precisa sea esa información, más se acercará el documento resultante a lo que realmente se necesita, ya que se emite a partir de lo que nos envía y no de nada que adivinemos por nuestra cuenta. Si no está seguro de qué formato quiere exactamente un departamento de contabilidad, conviene consultarlo con ellos antes de contactarnos, para que la solicitud no tenga que corregirse una segunda vez.

Nombre de la empresa e identificación fiscal: qué precisión se necesita

Antes de enviar los datos, conviene copiar el nombre de la empresa y la identificación fiscal directamente de un documento oficial de la empresa, como un certificado de constitución u otra factura fiscal que ya tenga, en lugar de escribirlos de memoria. Muchos nombres de empresa llevan detalles pequeños pero obligatorios, como una designación de sociedad limitada o anónima, que deben aparecer exactamente como están registrados.

Si el pedido está bajo la dirección de correo de otra persona

A veces fue un compañero quien pagó realmente, o el pedido está bajo una cuenta compartida de la empresa que usan varias personas. Aun así se puede solicitar un documento en esa situación: basta con indicar con claridad el número de pedido, ya que es la referencia principal para localizar el pedido, y no la dirección de correo desde la que se contacta en ese momento.

Si no se encuentra el número de pedido porque no fue usted quien recibió directamente el correo de confirmación, pide al compañero que pagó que reenvíe ese correo, o proporcione cualquier otro dato que pueda recordar, como la fecha aproximada y el importe cobrado, para ayudar a localizar más rápido el pedido correcto.

Formatos que podemos y no podemos prometer

Moneda e importe que figuran en el documento

El importe y la moneda que figuran en el documento coinciden exactamente con lo cobrado en ese pedido, sin redondeos ni conversión de moneda adicional más allá de lo que el sistema registró en el momento del pago, ya que el documento tiene que concordar con las cifras que muestran los sistemas financieros de ambas partes.

Si su banco o el emisor de su tarjeta muestra el importe en otra moneda por su propio tipo de cambio, esa conversión ocurre por parte del banco y nuestro documento no puede reflejarla, ya que se emite a partir del importe realmente cobrado en nuestro propio sistema, no de la cifra posterior a la conversión que aplica el emisor de su tarjeta.

Tras un reembolso, ¿hay que cambiar el documento?

Por el contrario, si al principio no se solicitó ningún documento y primero hubo un reembolso, solicitar uno después sigue funcionando con normalidad, pero el documento reflejará el importe realmente cobrado según el historial de ese pedido, no la cifra previa al reembolso.

Varios pedidos en un mismo viaje: un documento o varios

Si se compraron varios planes para el mismo viaje, ya sea todos a la vez o en días distintos, pueden solicitarse como un único documento combinado indicando todos los números de pedido que deben incluirse al contactarnos. Eso facilita la vida a un departamento de contabilidad que gestiona un documento en lugar de varios independientes.

Si se prefieren documentos separados por motivos de gastos, por ejemplo porque cada pedido pertenece a un proyecto o partida presupuestaria distinta, también se puede solicitar; solo hay que especificarlo con claridad la primera vez que nos contacte.

Cuánto tarda un documento reemitido

No podemos indicar un plazo fijo para emitir el documento, ya que depende de cómo esté planteada la solicitud, por ejemplo cuántos pedidos hay que combinar, y de cuándo llegue la solicitud. Lo que conviene es contactarnos antes de cualquier fecha límite firme para presentar el documento, en lugar de esperar a estar cerca de ella.

Mientras espera el documento solicitado, el correo de confirmación original suele poder servir como comprobante provisional, si su departamento de contabilidad está dispuesto a aceptar pruebas interinas mientras se prepara el documento formal, de modo que nada más tenga que esperar por él.

Si el documento emitido no cumple el requisito de una empresa o autoridad

Algunas organizaciones exigen una redacción o un encabezado concretos en el documento, como el nombre de un proyecto o un número de orden de compra interno. Si existe ese tipo de requisito, menciónelo junto con los demás datos desde el principio, para que el documento no tenga que corregirse varias veces antes de que sea realmente utilizable.

El archivo que recibe e imprimirlo usted mismo

El documento terminado se envía a la dirección de correo indicada en el momento del contacto, no mediante un enlace de descarga en la página de su cuenta, ya que cada documento se prepara específicamente para esa solicitud y no se genera automáticamente para cada pedido. Conviene confirmar que la dirección de correo indicada es correcta y que está en uso en el momento de la solicitud.

Imprimir el documento en papel, o adjuntar el archivo a un sistema de gastos de la empresa, es algo que se hace por su parte una vez que ha llegado el archivo. No tenemos forma de saber qué formato de archivo específico exige el sistema de gastos de cada empresa, así que si un sistema de empresa necesita algo distinto de lo que normalmente se envía, menciónelo cuando solicite el documento por primera vez.

Necesitar el documento en un idioma distinto del tailandés o el inglés

Si el texto del documento tiene que estar en un idioma distinto del que se usa por defecto, menciónelo al solicitar el documento y trataremos de ajustarnos lo más posible dentro de lo razonable; pero no podemos garantizar que un texto traducido cumpla el estándar formal de traducción jurada que exigen algunas autoridades.

Si la autoridad receptora exige una traducción oficialmente certificada, como la de un traductor registrado o un organismo certificador reconocido, lo mejor es usar un servicio profesional de traducción aparte después de recibir el documento original de nuestra parte, ya que ese paso queda fuera de lo que podemos ofrecer directamente.

Solicitar un documento para un pedido que fue cancelado

Si un pedido se canceló antes de que el pago se completara, no se cobró dinero y no se puede emitir ningún tipo de documento para él, ya que todos los documentos aquí descritos se basan en un pago que realmente se realizó, no en una intención de compra que nunca llegó a completarse.

Pero si el pago se completó correctamente y después hubo una cancelación o un reembolso, sigue pudiéndose solicitar un documento con normalidad; simplemente reflejará el importe restante real tras el reembolso, no la cifra completa anterior a la cancelación, como se explicó antes en el apartado de reembolsos.

1. 1Localice el número de pedido en el correo de confirmaciónAbra el correo de confirmación y copie el número de pedido, ya que es la referencia principal para localizar su pedido. Si no encuentra el correo, revise primero las carpetas de spam o promociones.
2. 2Decida exactamente qué debe mostrar el documentoConsulte con el departamento de contabilidad, o con un documento de referencia existente, qué nombre de empresa, dirección, identificación fiscal o redacción específica se requiere, antes de contactarnos.
3. 3Envíe los datos por LINE o correo con el número de pedidoEscriba por LINE (https://lin.ee/skDPoNx, @esimonline) o por correo a esimonline.asia@gmail.com con el número de pedido y todos los datos que deben aparecer en el documento.
4. 4Espere el documento y revise su bandeja de entradaEl documento se envía a la dirección de correo indicada. Si no aparece en la bandeja de entrada principal, revise las carpetas de spam o promociones antes de volver a preguntar.
5. 5Avise de inmediato de cualquier corrección necesariaCompruebe el nombre de la empresa, la identificación fiscal, la dirección y el importe del documento en cuanto llegue, y avise de inmediato de cualquier error para que pueda corregirse antes de utilizar el documento.

• El número de pedido del correo de confirmación
• El nombre personal o de la empresa exactamente como está registrado oficialmente
• Un número de identificación fiscal, si el departamento de contabilidad lo requiere
• La dirección que debe aparecer en el documento
• Cualquier redacción o encabezado específico que exija su organización, si corresponde

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