Kann ich eine Quittung oder Steuerrechnung erhalten?

Die Bestellbestätigung per E-Mail dient als Zahlungsnachweis. Falls du ein Dokument auf einen Firmennamen oder in einem bestimmten Format brauchst, kontaktiere uns mit der Bestellnummer und den Angaben, die darauf erscheinen müssen, und wir stellen es entsprechend aus.

Diese Frage taucht meist wenige Minuten nach der Zahlung auf, wenn die Bestätigungs-E-Mail auf dem Bildschirm geöffnet ist und deutlich wird, dass sie nicht wie ein typischer Kassenbeleg aussieht und es kein Feld für einen Firmennamen oder eine Steuernummer gibt, wie es eine Buchhaltung üblicherweise erwartet. Die Folgefragen sind praktisch: Lässt sich ein solches Dokument anfordern, wann sollte man es anfordern und was muss vorher vorbereitet werden. Diese Seite geht das alles durch: was die Bestätigungs-E-Mail bereits von sich aus leistet, wie Sie etwas Spezifischeres anfordern und welche Grenzen Sie kennen sollten, bevor Sie etwas an eine Buchhaltung oder einen Arbeitgeber weitergeben.

Sie richtet sich an alle, die einen Tarif mit Firmengeld oder aus einer Spesenkasse bezahlt haben und nun einen Nachweis an das Unternehmen zurückgeben müssen, an Selbstständige, die Unterlagen für die eigene Steuererklärung aufbewahren, und an alle, die einfach etwas Formelleres als eine schlichte Bestätigungs-E-Mail aufbewahren möchten. Alles hier beschreibt den allgemeinen Anforderungsprozess und ist keine Steuerberatung für ein bestimmtes Land, denn welche Unterlagen eine Steuerbehörde oder ein Arbeitgeber tatsächlich akzeptiert, unterscheidet sich je nach Land, Organisation und beteiligtem Anbieter.

Was die Bestätigungs-E-Mail bereits abdeckt

Sobald eine Zahlung durchgeht, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an die beim Bezahlvorgang verwendete Adresse gesendet. Sie enthält die Bestellnummer, den Namen des gekauften Tarifs, den berechneten Betrag sowie Datum und Uhrzeit der Transaktion. Das genügt als Zahlungsnachweis für die meisten gewöhnlichen Zwecke, etwa um sich selbst zu bestätigen, dass die Bestellung durchgegangen ist, oder um sie einer Spesenabrechnung beizufügen, die kein festes Dokumentenformat verlangt.

Nicht standardmäßig enthalten sind Ihr Firmenname, eine für ein Dokument formatierte Rechnungsadresse oder eine Steuernummer, schlicht weil das System vorab nicht wissen kann, wer ein geschäftliches Dokument braucht und wer nicht. Sie ist als allgemeiner Zahlungsnachweis für jeden Käufer gedacht und nicht als buchhalterisches Dokument, das auf die Anforderungen einer einzelnen Person zugeschnitten ist.

Wann tatsächlich ein separater Beleg oder eine Steuerrechnung nötig ist

Braucht die Buchhaltung eines Unternehmens oder ein Arbeitgeber ein Dokument, das einen Firmennamen und eine Steuernummer eindeutig ausweist, oder müssen Sie selbst Steuern mit einem bestimmten Dokumentenformat erklären, reicht eine schlichte Bestätigungs-E-Mail unter Umständen nicht aus. Dann ist der richtige Zeitpunkt, das separate Dokument anzufordern, statt die bestehende E-Mail selbst zu bearbeiten.

Geht es dagegen nur darum, einen Nachweis aufzubewahren, dass eine Zahlung tatsächlich durchgegangen ist und der Betrag dem vom Konto abgebuchten entspricht, genügt die bestehende Bestätigungs-E-Mail in der Regel. Sie müssen nichts zusätzlich anfordern, wenn niemand ein bestimmtes Format vorgegeben hat, denn eine Anforderung bedeutet einen zusätzlichen Schritt und etwas Wartezeit, die nur nötig sind, wenn es tatsächlich jemand verlangt.

Angaben, die Sie vor der Kontaktaufnahme vorbereiten sollten

Ein Dokument in einem bestimmten Format fordern Sie per direktem Kontakt an und nicht über eine Download-Schaltfläche im System, weil das Dokument nach Ihren Angaben ausgestellt werden muss und nicht als Einheitsformular. Dafür benötigt werden die Bestellnummer, der genaue Name, der auf dem Dokument erscheinen muss, ob Personenname oder eingetragener Firmenname, die Adresse, die das Dokument tragen soll, und gegebenenfalls eine Steuernummer.

Je detaillierter und genauer diese Angaben sind, desto näher kommt das Dokument an das tatsächlich Benötigte, denn es wird nach Ihren Angaben ausgestellt und nicht nach etwas, das wir selbst vermuten. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Format eine Buchhaltung möchte, fragen Sie dort nach, bevor Sie sich an uns wenden, damit die Anforderung nicht ein zweites Mal korrigiert werden muss.

Firmenname und Steuernummer: Wie genau müssen die Angaben sein

Bevor Sie die Angaben senden, kopieren Sie Firmenname und Steuernummer am besten direkt aus einem offiziellen Firmendokument, etwa einer Gründungsurkunde oder einer anderen Steuerrechnung, die Sie bereits haben, statt sie aus dem Gedächtnis zu tippen. Viele Firmennamen enthalten kleine, aber erforderliche Angaben, etwa einen Rechtsformzusatz, die genau wie eingetragen erscheinen müssen.

Wenn die Bestellung unter der E-Mail-Adresse einer anderen Person liegt

Manchmal hat ein Kollege tatsächlich bezahlt, oder die Bestellung liegt unter einem gemeinsamen Firmenkonto, das mehrere Personen nutzen. Auch dann kann ein Dokument angefordert werden. Es muss lediglich die Bestellnummer klar genannt werden, denn sie ist die maßgebliche Referenz zum Auffinden der Bestellung und nicht die E-Mail-Adresse, von der aus gerade Kontakt aufgenommen wird.

Lässt sich die Bestellnummer nicht finden, weil nicht Sie die Bestätigungs-E-Mail direkt erhalten haben, bitten Sie den Kollegen, der bezahlt hat, die E-Mail weiterzuleiten, oder nennen Sie, woran Sie sich sonst erinnern, etwa das ungefähre Datum und den berechneten Betrag, damit die richtige Bestellung schneller gefunden wird.

Formate, die wir zusagen können und nicht zusagen können

Auf dem Dokument angezeigte Währung und Betrag

Betrag und Währung auf dem Dokument entsprechen genau dem, was für diese Bestellung berechnet wurde, ohne Rundung oder zusätzliche Währungsumrechnung über das hinaus, was das System zum Zahlungszeitpunkt erfasst hat, denn das Dokument muss mit den Zahlen übereinstimmen, die die Finanzsysteme beider Seiten zeigen.

Zeigt Ihre Bank oder Ihr Kartenherausgeber den Betrag aufgrund des eigenen Wechselkurses in einer anderen Währung an, geschieht diese Umrechnung auf Seiten der Bank und kann von unserem Dokument nicht abgebildet werden, da es aus dem in unserem eigenen System tatsächlich berechneten Betrag ausgestellt wird und nicht aus dem umgerechneten Wert, den Ihr Kartenherausgeber ansetzt.

Muss sich das Dokument nach einer Erstattung ändern

Wurde umgekehrt zunächst kein Dokument angefordert und ist zuerst eine Erstattung erfolgt, funktioniert die spätere Anforderung weiterhin normal, das Dokument weist dann aber den laut Bestellverlauf tatsächlich berechneten Betrag aus und nicht den Wert vor der Erstattung.

Mehrere Bestellungen auf einer Reise: ein Dokument oder mehrere

Wurden für dieselbe Reise mehrere Tarife gekauft, ob auf einmal oder an verschiedenen Tagen, können sie als ein zusammengefasstes Dokument angefordert werden, indem Sie bei der Kontaktaufnahme jede einzubeziehende Bestellnummer auflisten. Das erleichtert einer Buchhaltung die Arbeit, wenn sie ein Dokument statt mehrerer einzelner bearbeitet.

Werden aus Abrechnungsgründen getrennte Dokumente bevorzugt, etwa weil jede Bestellung zu einem anderen Projekt oder Budgetposten gehört, kann auch das angefordert werden. Es muss nur bei der ersten Kontaktaufnahme klar angegeben werden.

Wie lange ein neu ausgestelltes Dokument dauert

Eine feste Bearbeitungszeit für die Ausstellung des Dokuments können wir nicht nennen, da sie davon abhängt, wie die Anfrage aufgebaut ist, etwa wie viele Bestellungen zusammengefasst werden müssen, und wann sie eingeht. Sinnvoll ist es, sich vor einer festen Frist für die Einreichung des Dokuments zu melden und nicht erst kurz davor.

Während Sie auf das angeforderte Dokument warten, kann die ursprüngliche Bestätigungs-E-Mail oft als vorläufiger Nachweis dienen, sofern Ihre Buchhaltung einen Zwischennachweis akzeptiert, solange das förmliche Dokument vorbereitet wird, sodass nichts anderes zuerst darauf warten muss.

Wenn das ausgestellte Dokument nicht den Anforderungen eines Unternehmens oder einer Behörde entspricht

Manche Organisationen verlangen einen bestimmten Wortlaut oder eine Überschrift auf dem Dokument, etwa einen Projektnamen oder eine interne Bestellnummer. Besteht eine solche Vorgabe, nennen Sie sie von Anfang an zusammen mit den übrigen Angaben, damit das Dokument nicht mehrfach korrigiert werden muss, bevor es tatsächlich verwendbar ist.

Die Datei, die Sie erhalten, und der eigene Ausdruck

Das fertige Dokument wird an die bei der Kontaktaufnahme angegebene E-Mail-Adresse gesendet und nicht über einen Download-Link auf Ihrer Kontoseite bereitgestellt, da jedes Dokument speziell für diese Anfrage erstellt wird und nicht automatisch für jede Bestellung entsteht. Bestätigen Sie, dass die angegebene E-Mail-Adresse korrekt ist und zum Zeitpunkt der Anfrage tatsächlich genutzt wird.

Das Dokument auf Papier auszudrucken oder die Datei an ein firmeninternes Spesensystem anzuhängen, erledigen Sie selbst, sobald die Datei eingetroffen ist. Welches Dateiformat das Spesensystem eines einzelnen Unternehmens jeweils verlangt, können wir nicht wissen. Braucht ein Firmensystem etwas anderes als das normalerweise Gesendete, erwähnen Sie das bereits bei der ersten Anforderung des Dokuments.

Das Dokument in einer anderen Sprache als Thailändisch oder Englisch benötigen

Muss der Wortlaut des Dokuments in einer anderen als der standardmäßig verwendeten Sprache sein, erwähnen Sie das bei der Anforderung, und wir versuchen, ihn im vertretbaren Rahmen so genau wie möglich anzupassen. Wir können aber nicht garantieren, dass ein übersetzter Wortlaut dem förmlichen Standard einer beglaubigten Übersetzung genügt, den manche Behörden verlangen.

Verlangt die empfangende Behörde eine amtlich beglaubigte Übersetzung, etwa von einem vereidigten Übersetzer oder einer anerkannten Zertifizierungsstelle, nutzen Sie am besten einen separaten professionellen Übersetzungsdienst, nachdem Sie das Originaldokument von uns erhalten haben, da dieser Schritt nicht in unserem eigenen Leistungsumfang liegt.

Ein Dokument für eine stornierte Bestellung anfordern

Wurde eine Bestellung storniert, bevor die Zahlung tatsächlich abgeschlossen war, wurde kein Geld berechnet, und es kann dafür keinerlei Dokument ausgestellt werden, da jedes hier beschriebene Dokument an eine tatsächlich erfolgte Zahlung geknüpft ist und nicht an eine Kaufabsicht, die nie abgeschlossen wurde.

Wurde die Zahlung dagegen erfolgreich abgeschlossen und erst danach storniert oder erstattet, kann ein Dokument weiterhin wie gewohnt angefordert werden. Es weist dann den tatsächlich verbleibenden Betrag nach der Erstattung aus und nicht den vollen Betrag vor der Stornierung, wie weiter oben unter Erstattungen erläutert.

1. 1Bestellnummer in der Bestätigungs-E-Mail findenÖffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail und kopieren Sie die Bestellnummer, denn sie ist die maßgebliche Referenz zum Auffinden Ihrer Bestellung. Lässt sich die E-Mail nicht finden, prüfen Sie zuerst die Spam- oder Werbung-Ordner.
2. 2Genau festlegen, was das Dokument ausweisen mussKlären Sie vor der Kontaktaufnahme mit uns bei der Buchhaltung oder anhand eines vorhandenen Referenzdokuments, welcher Firmenname, welche Adresse, Steuernummer oder welcher besondere Wortlaut erforderlich ist.
3. 3Angaben mit der Bestellnummer per LINE oder E-Mail sendenMelden Sie sich per LINE (https://lin.ee/skDPoNx, @esimonline) oder per E-Mail an esimonline.asia@gmail.com mit der Bestellnummer und allen Angaben, die auf dem Dokument erscheinen müssen.
4. 4Auf das Dokument warten und Ihren Posteingang prüfenDas Dokument wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Erscheint es nicht im Haupt-Posteingang, prüfen Sie die Spam- oder Werbung-Ordner, bevor Sie erneut nachfragen.
5. 5Erforderliche Korrekturen sofort meldenPrüfen Sie Firmenname, Steuernummer, Adresse und Betrag auf dem Dokument, sobald es eintrifft, und melden Sie Fehler sofort, damit sie korrigiert werden können, bevor das Dokument verwendet wird.

• Die Bestellnummer aus der Bestätigungs-E-Mail
• Der Personen- oder Firmenname genau wie amtlich eingetragen
• Eine Steuernummer, wenn die Buchhaltung eine verlangt
• Die Adresse, die auf dem Dokument erscheinen soll
• Gegebenenfalls ein bestimmter Wortlaut oder eine Überschrift, die Ihre Organisation verlangt

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